In 3 Schritten das richtige Tool finden

Tools und Apps gibt es wie Sand am Meer. Die Versuchung, ständig den neuesten Trends und Ideen hinterherzulaufen ist groß. Da sieht man irgendwo neue Blitzlichter und glaubt, der oder die Andere hat jetzt eine coolere, bessere App als ich und ist dadurch automatisch erfolgreicher. Ist das wirklich so?

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Ein neues Tool löst keine Probleme

Die Motivation für den Einsatz eines neuen Tools, einer App oder Software kann vielschichtig sein. Neben dem Reizvollen, etwas Unbekanntes ausprobieren zu wollen, gibt es ja auch noch ernsthafte Absichten wie bspw. die Tatsache, dass eine bisherige Lösung nicht mehr ausreichend ist, weil sich das Geschäft oder die Prozesse geändert haben. Vielleicht stehst Du auch als Gründer vor der Wahl, mit welcher Ausstattung du starten möchtest.

Egal, was Deine Beweggründe sind, eins ist klar: Das Tool an sich, löst Deine Probleme oder Aufgaben nicht. Es kann und sollte Dir aber ein guter Gehilfe sein. Die eigentliche, höherliegende Aufgabenbewältigung musst Du noch immer selbst vornehmen.

Das richtige Tool auszuwählen ist deshalb nicht einfach nur ein Klick, ein Kauf oder das Nachgehen eines Impulses. Es ist wichtig, sich vorher ein paar grundlegende Fragen zu stellen und strukturiert an die Sache heranzugehen. Aber keine Angst, Du sollst auf jeden Fall keine Doktorarbeit schreiben, denn wie sooft: Wir können alles zerreden und kaputtdiskutieren – auch die Wahl einer Software. Also geht es auch um die Balance zwischen Analyse und Entscheidung.

Schritt 1: Wofür benötigst Du das Tool?

Oder: Finde heraus, welche Ziele Du erreichen bzw. welche Aufgaben Du lösen möchtest

Solange Du nicht weißt, was Du überhaupt tun bzw. erreichen möchtest, benötigst Du auch kein Tool. Beschreibe Dein Vorhaben in einfachen Sätzen wie z.B.

Ich möchte meine Aufträge in einer Übersicht darstellen.
Dabei ist mir wichtig, dass ich sehe, welchen Status der Auftrag hat.
Die Kunden möchte ich durch verschiedene Merkmale kennzeichnen (A-Kunde, B-Kunde usw.)
Alle Mitarbeitern sollen Zugriff auf die Auftragsdaten haben.
Zugehörige Dokumente sollen zu bearbeiten und durchsuchbar sein.

Wenn Du Dich schwer tust, solche Sätze zu formulieren, dann befrage Dein Team oder suche Dir jemanden, der Dich ehrlich interviewt. Vielleicht hast Du auch mal Deine Prozesse aufgeschrieben und kannst dort nachschauen, welche Ziele erreicht werden sollen.

Schritt 2: Mit welchen anderen Tools muss es zusammenarbeiten?

Finde heraus, welche Schnittstellen es gibt und vermeide sie

Medienbrüche sind der Killer der digitalen Effizienz. Dein Tool sollte möglichst reibungslos mit den anderen Tools, die Du bereits hast oder planst, zusammenarbeiten. Das bedeutet, es sollten Schnittstellen bestehen, sodass keine Daten oder Dateien irgendwo herunter- oder hochgeladen werden müssen. Das kostet Zeit, Nerven und lässt Duplikate entstehen, wodurch das digitale Chaos vorprogrammiert ist.

Für die Auswahl der Tools ist daher ganz wichtig, dass sog. native Schnittstellen bestehen, bei denen Du direkt auf die Informationen des anderen Tools zugreifen kannst. Ein Beispiel wäre, dass ein Programm zur Auftragsverwaltung auch direkt auf Deine Dateiablage wie bspw. OneDrive, SharePoint, Google Drive oder Deinen Server zugreifen kann, um Bilder, Pläne, Skizzen etc. direkt zu verlinken. Der Preis für Fehlentscheidungen ist hinterher um ein vielfaches höher, als das qualifizierte Gespräch über eine Digitalisierungs-Strategie gekostet hätte.

Schritt 3: Starte einen Piloten und rolle dann erst aus

Anhand Deiner Entscheidungskriterien, die Du in Schritt 1 und 2 ermittelt hast, suchst Du Dir nun ein bis zwei Testkandidaten aus. Dort verprobst Du Deinen Anwendungsfall (Use-Case), indem Du bspw. ein Projekt oder einen Auftrag praktisch durchspielst. Dadurch kannst Du erkennen, ob die Software wirklich Deinen Anforderungen entspricht und ob Du damit auch klar kommst.

Involviere Dein Team, damit Du direkt ein Feedback erhältst, wie anwendbar das Ganze auch für die anderen ist. Erst wenn die Entscheidung bewusst gefallen ist, dann rolle die Software aus. Auch dafür erstellst Du Dir einen Plan, vor allem wenn es darum geht, eine Bestandssoftware abzulösen.

Beachte: Es wird immer Kompromisse geben, eine 100%-Lösung gibt es nicht. Auch das individuell programmierte Tool beinhaltet den Kompromiss, dass es teurer ist, als eine fertige Lösung.

Welches ist das richtige Tool für Dich? Besprich es gerne mit uns!

Falls Du gerade vor einer Entscheidung stehst, ein neues Tool, eine Software oder einen Dienst einzuführen, dann kannst Du das gerne mit uns besprechen. Wir helfen Dir gerne dabei, das richtige Tool auszuwählen. Reserviere Dir einfach einen Termin dafür und wir schauen, ob und wie wir zusammen arbeiten können.