Auch heute beantworten Lars und Wolfgang wie jede Woche Eure Fragen rund um das Unternehmertum. Gerade E-Mails sind ein riesengroßes Thema. Anscheinend fühlen sich die meisten Leute von der digitalen Post gestresst, wie auch Eure Fragen und Euer Feedback zeigen. Lars nimmt sich dem Thema E-Mail in seinem Buch, das demnächst erscheint, in einem Kapitel an und auch in der Fokus Woche wird sich an einem Tag ausschließlich mit E-Mails beschäftigt und wie man zu einer Inbox zero kommt.

Links

Die Fokus Woche
Inbox Zero Kurs
DATEV Unternehmen online
Podcastfolge mit Barbara „Die 5 größten Fehler im Umgang mit E-Mails (und die Lösungen)“ (Apple Podcast)

Die Themen

1. Feedback zum Live-Stream von Lars

Neben den weniger positiven Rückmeldungen, auf die in der letzten Frag Lars Folge eingegangen wurde, kommt hier ein positives Feedback von Heiko:

„Ich weiß gar nicht, wo hier zum Teil die schlechte Kritik herrührt. Ich fand Deine Ausführungen vollkommen okay und hatte auch nichts an deiner Mimik oder Gestik auszusetzen. Lars, lass dir hier nicht von chronischen Besserwissern einen Bären aufbinden. Live ist nun mal anders als in einer Aufzeichnung und wenn da etwas Nervosität zu erkennen war, dann war das in Ordnung. Bitte mehr davon in Zukunft.“

Vielen Dank. Das ist sehr nett und freut Lars natürlich sehr.

Auch Christian schreibt etwas ähnliches:
„Dein Live-Video fand ich, für das erste, sehr gut. Die Eisenhower-Matrix ist für mich eine der besten, wenn nicht sogar die beste Methode, um zu priorisieren. Sie ist eindeutig und macht eine klare Unterscheidung zwischen den einzelnen Prioritäten, was entscheidend ist. Unumgänglich für eine gesunde Priorisierung ist, das wichtig vor dringend kommt, aus eigener Sicht. Das Gute ist ja, dass ich ab Priorität B = wichtig, delegieren und planen kann. Ich priorisiere mit dieser Methode schon lange und es hilft mir. Mein großes Vorbild Stephen R. Covey machte es genauso. Er nennt es dann einfach Quadrant 2 Prinzip, das Wichtigste zuerst.

Deine Aussage, dass man den Taskmanager löschen sollte, fand ich auch sehr hart. Kann diese Aussage aber auch nachvollziehen. Bei Todoist neige ich auch dazu Aufgaben des Vortages, die ich nicht erledigt habe, einfach am nächsten Tag in das heute zu verschieben. Das mache ich handschriftlich weniger. Das liegt aber eher an der Selbstdiziplin dies bewußt zu tun. Persönlich werde ich Todoist nicht löschen, werde mir aber angewöhnen alle Aufgaben, die eine elektronische Datei benötigen oder elektronisch reingekommen sind – eine E-Mail oder der Webclipper – eben damit zu managen. Tatsache ist, dass eine handschriftliche Planung effektiver ist. Die Aufgabenliste wird tatsächlich kürzer und man überlegt zweimal, ob man eine Aufgabe wirklich in der Liste behalten sollte.“

Dem kann Lars nur zustimmen. Man überlegt, ob man die Aufgabe überhaupt aufschreibt, ob man sie überträgt. Denn es findet sofort ein innerlicher Prozess statt. Man verpflichtet sich durch handschriftliches Aufschreiben viel mehr als durch Eintippen.

Den Taskmanager zu löschen wurde von vielen als hart empfunden. Gerade Lars hat in der Vergangenheit auch viele Tipps gegeben, wie man am besten mit einem Taskmanager umgeht. Aus seiner Erfahrung kann Lars sagen, dass er bisher kaum Unternehmer kennengelernt hat, die mit ihrem Taskmanager zufrieden sind. Sicherlich gibt es auch Bereiche, wo ein Taskmanager passend ist. Lars geht es darum, eine Stellung zu beziehen und Leute ins Denken zu bringen.

Karsten geht es um den Unterschied zwischen Unternehmern, Selbständigen und Freelancern, worum es auch in der letzten Folge ging. Er schreibt: „Lieber Wolfgang, lieber Lars, lieben Dank für die Klarstellung bzw. Erläuterung. Ganz genau, eure Tipps eignen sich vorangig für Unternehmerinnen und Unternehmer. Das ist natürlich vollkommen okay und für die sind eure Tipps sicherlich Gold wert. Dann solltet ihr aber in Videos, wie dem vorherigen Live-Video, aber bitte nicht auch explizit die Freelancer einbeziehen. Denn das sorgt gegebenenfalls für Verwirrung. Und damit in zukünftigen Formaten gegebenenfalls bitte noch klarer formulieren, wer angesprochen ist. In Summe: Unternehmer oder Freelancer, die Unternehmer werden wollen. Aber nicht Freelancer per se, richtig?

Und Lars, noch kurz zu deinem Tipp mit dem Ticketsystem, das halte ich als Solist für ungeeignet. Ich bleibe bei deinem alten Vorschlag G Suite, Inbox zero in Verbindung mit Todoist. Weil ich aus Todoist nach Abschluss über die originale E-Mail antworten kann und ich gegenüber einem Ticketsystem die Tagesplanung easy hinbekomme. In diesem Fall bis dahin 10.000 Mal Dank an die alten Tipps für mich als Solo-Kassperl. Und sollte ich irgendwann den Schritt mit der Personalverantwortung oder in die Personalverantwortung gehen wollen, dann schenke ich meinen Todoist-Account sofort meinem Personal.“

Vielen Dank auch an Karsten für diese Rückmeldung.

2. Inbox Zero umsetzen

Achim schreibt, dass er nach seiner Teilnahme an der Fokus Woche die Podcastfolge „Die 5 größten Fehler beim Umgang mit E-Mails “ gehört hat. Darin ging es unter anderem darum, dass man keine Ordnerstruktur für seine Ordner anlegen sollte, sondern alles im großem Archiv speichern sollte. Zu dieser Folge mit Barbara hat er noch die ein oder andere Frage:

1. Bedeutet es, dass du auch die gesendeten E-Mails alle in diesem einen Ordner „Gesendete E-Mails“ belässt?
2. Wie sieht denn dann die Struktur im Explorer (Windows) aus? Ist hier mehr Struktur vorhanden?
3. Was ist mit den Anhängen (Angebote, Auftragsunterlagen), die an die E-Mails angehängt sind? Speicherst du die in die entsprechenden Ordner im Explorer (und löscht dann die E-Mail) oder lässt du die Anhänge in den E-Mails und suchst bei Bedarf diese E-Mail dann wieder?

Zur ersten Frage: Ja, die gesendeten E-Mails läßt Lars in dem Ordner und packt da auch nichts mehr an.

Zur zweiten Frage: In den Firmen von Lars wird als Filesystem Google Drive als Arbeitsordner benutzt. Die Ablage findet in den unterschiedlichen Tools statt, wie zum Beispiel für Buchhaltungssachen, DATEV online. Was Projekt angeht, so liegen die Anhänge projektbezogen im MeisterTask-Programm. Rohdaten, wie die Tonspuren für die Podcastfolgen werden im Google Drive abgelegt, wo dann zur Weiterbearbeitung darauf zugegriffen werden kann. Wie die Mitarbeiter es genau organisiert haben, dass kann Lars gar nicht sagen. Wenn Lars etwas für sich selbst macht, wie beispielsweise Präsentationen, so hat er für jede seiner Firmen einen Ordner, wo er die Präsentationen ablegt.

Zur dritten Frage: Bei den E-Mail Anhängen kommt es darauf an, welcher Art diese sind. Anhänge, die auch von den Mitarbeitern benötigt werden, legt Lars im MeisterTask Board in einer Aufgabenkarte ab, damit das gemeinsam im Team bearbeitet werden kann.

Auftragsbestätigungen werden von Lars nicht separat abgelegt, wohl aber Rechnungen. Private Rechnungen legt Lars in Evernote ab, die anderen gehen ins „DATEV Unternehmen online“ – Programm. Generell wird versucht alles kontextbasiert abzulegen.

Die Fokus Woche, auf die sich Achim hier bezieht, haben wir als Alternative zum Fokus Tag ins Leben gerufen, da die Präsenzveranstaltungen durch die Corona-Pandemie abgesagt werden mussten. Eine Woche lang jeden Morgen gibt es ein einstündiges Online-Seminar mit Lars zu verschiedenen Selbstmanagement-Themen. Die nächste Fokus Woche startet übrigens am 22. Juni 2020. Infos und die Anmeldemöglichkeit findest Du auf der Seite http://test.larsbobach.de/fokuswoche.

Eure Fragen an Lars rund ums Selbstmanagement und Unternehmertum schickt gerne an fraglars@larsbobach.de oder postet Eure Frage mit #fraglars auf unserem YouTube Kanal. https://youtu.be/4ohEcUH26eo