Der Aufschrei war groß, als ich vor knapp zwei Jahren meinen eigenen analogen Kalender, den FOKUS-Planer, vorgestellt hatte. Einige reagierten mit Unverständnis nach dem Motto: Wie kann man in digitalen Zeiten einen analogen Kalender benutzen? 

Die meisten von Euch aber waren offen für diesen Ansatz, schließlich sehnen sich alle nach fokussiertem Arbeiten, so wie wir es eventuell noch von vor der Jahrtausendwende her kannten, zurück.

Mittlerweile ist der FOKUS-Planer ein echter Verkaufsschlager und regelmäßig erhalte ich Nachrichten von begeisterten Nutzern, die aber meistens ein und dieselbe Frage beinhalten:

ausrufezeichen„Die Vorteile der analogen Planung mit dem FOKUS-Planer leuchten mir ein, aber wie organisierst Du Dich damit in digitalen Zeiten?“

Video

Podcast

FOKUS-Planer
MeisterTask
Google Calendar
7 Geheimnisse erfolgreicher Unternehmer

Mein hybrides System

Im Wesentlichen organisiere ich mich und mein Team mit den folgenden drei Tools:

  • Google Kalender
  • MeisterTask
  • FOKUS-Planer

Bevor ich näher darauf eingehe, eine kurze Zusammenfassung, welche enormen Vorteile handschriftliches Arbeiten mit sich bringt.

Die Vorteile der analogen Planung

Zu dem Thema habe ich schon einige Artikel geschrieben, Podcasts aufgenommen und Videos gedreht. Auch in meinem Buch 7 Geheimnisse erfolgreicher Unternehmer dreht sich ein Kapitel nur um das Thema Handschrift und deren Vorteile.

Hier die wichtigsten vier Punkte, warum du gerade in der heutigen Zeit handschriftlich arbeiten solltest:

  1. Erschaffe eine Oase der Ruhe mit einem analogen Kalendarium
  2. Hinterfrage durch das handschriftliche Eintragen und Übertragen alle Deine Aufgaben und Termine
  3. Programmiere Dein Unterbewusstsein auf Erfolg, indem Du handschriftlich planst
  4. Du wirst kreativer, da handschriftliches Arbeiten das Gehirn ganzheitlich stimuliert

Google Kalender als führendes System für Termine

Mein führendes System für Termine ist mein Google Kalender. Den Google Kalender nutzen alle in meinem Team und jeder hat Zugriff auf die Kalender aller Team-Mitglieder. 

Das bedeutet nicht, dass jeder dort einfach Termine eintragen darf, das ist verboten. Aber jeder im Team kann sehen, wer wie und wo verplant ist. Wenn ich Termine koordiniere und abstimme, passiert das immer im Google Kalender.

Einmal die Woche, zur Wochenplanung, übertrage ich meine Termine für die kommende Woche in meinen FOKUS-Planer. Aber nur die für die kommende Woche. 

Das Gute dabei ist, beim Übertragen hinterfrage ich die Termine erneut und es kommt immer mal wieder vor, dass ich nach der Übertragung Termine absage.

MeisterTask zur Team-Kollaboration

In allen meinen Firmen nutzen wir für die Projektabwicklung die Business-Cockpits und für viele weitere Prozesse MeisterTask, ein tolles Tool zur Team-Kollaboration. Mit MeisterTask haben wir es geschafft, auf interne E-Mails (weitestgehend) komplett zu verzichten.

Bei fünfeinhalb Firmen kommen da einige Boards zusammen und um hier nicht den Überblick zu verlieren, nutze ich die Agenda-Funktion von MeisterTask.

Mit der MeisterTask Agenda, habe ich die relevanten Aufgaben, Projekte, Ziele und Zahlen aller meiner Firmen immer im Blick.

In der Agenda gibt es eine Spalte für die aktuelle Woche, den aktuellen Monat und natürlich für meinen FOKUS. 

Ergeben sich hieraus Aufgaben, die ich selber erledigen muss, übertrage ich diese spätestens zur Wochenplanung handschriftlich in den FOKUS-Planer.

Der FOKUS-Planer hält alles zusammen

Im FOKUS-Planer läuft jetzt alles zusammen. Einmal in der Woche zum Weekly Review, bei mir in der Regel sonntags abends, wird die anstehende Woche mit dem FOKUS-Planer durchgeplant. 

Ich übertrage die Termine aus dem Google Kalender und setze drei Wochenziele anhand meiner Zielplanung und der Agenda in MeisterTask. Diese Ziele breche ich runter in eine FOKUS-Aufgabe für jeden Tag und auch diese halte ich in meinem FOKUS-Planer fest.

Zusätzlich gibt es jeden Tag noch ein paar andere Dinge, die erledigt werden müssen. Auch diese notiere ich im Tageskalendarium des FOKUS-Planers.

Am Ende des Weekly-Reviews ist meine anstehende Woche schön durchdacht und durchgeplant. Alles, was ich persönlich erledigen oder dem ich nachgehen muss, ist im FOKUS-Planer notiert.

MeisterTask Video Tutorial

So bekomme ich ein gutes Gefühl für die Woche und ich arbeite fokussiert und zielgerichtet.

Im täglichen Firefighting, im Tagesgeschäft

Wenn ich morgens im Büro angekommen bin, geht mein erster Blick in den FOKUS-Planer. Dort sind alle Termine und Aufgaben für den Tag schön übersichtlich notiert.

Bevor ich mich jetzt ins Tagesgeschäft stürze, wird als allererstes die FOKUS-Aufgabe angegangen. Wie z.B. heute Morgen, das Schreiben dieses Artikels.

Kommen mir im Laufe des Tages irgendwelche Ideen oder muss ich mir etwas notieren, mache ich das in der Regel im Notizfeld des Tageskalendariums.

That’s it. So funktioniert mein hybrides System.

Hast Du Fragen zu meinem hybriden System? Welche Tools setzt Du für deine persönliche Planung und für Dein Team ein? Wie hältst Du alles zusammen?

Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren!

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