Aufgrund der grossen Resonanz, die zu dem Ohne-Taskmanager-Experiment von Euch gekommen ist und auch noch immer kommt, hatte Lars versprochen Eurer Feedback mit der ganzen Community zu teilen. Camillo macht nun den Anfang und stellt uns hier sein Selbstmanagement-Setup bzw. Mindset vor.
Stimmt dein Fokus? …oder glaubst du noch an dein Multitasking-Talent?
Meine Geschichte vom Alleskönner bis zur eisernen Aufgabe.
Ich lebe nach dem Motto von Henry Ford: „Wer immer tut, was er schon kann, bleibt immer das, was er schon ist.“ Um im Leben oder gerade in meiner unserer Gründungsphase des Lebens so richtig durchzustarten, ist es wie im Sport wichtig sich Routinen zu schaffen. Dazu mein Learning:
Routinen schaffen, um Dinge zu verinnerlichen bzw. systematisch umzusetzen. 21-30 Tage von Dauer. Die kleinen Schritte zum stetigen und langfristigen Erfolg.
Aus dem Buch Miracle Morning von Hal Elrod(*).
Ich liebe ToDo-Listen. Vor allem das Abhacken der erledigten Aufgaben erfüllt mich mit Freude. Doch wenn ich zurückschaue, dann muss ich gestehen, dass meine Listen eher schneller gewachsen sind, als etwas auf erledigt setzen zu können. Verstärkt wurde dies zum Teil durch den steigenden Verantwortungsgrad als Führungskraft, aber auch privat wurde es immer wichtiger Prioritäten zu setzen.
Ganz nach dem Prinzip 80-20 hatte ich versucht möglichst viele Punkte zu erledigen, sodass mein Gemüt zufrieden gestellt wurde. Da habe ich wohl das Pareto-Prinzip nicht ganz richtig verstanden. Denn wo liegen meine wichtigsten Aufgaben, meine 20%, die mir 80% Erfolg bringen sollen? Dies war ein harter Kampf, mit ein paar Umwegen. Denn die wirklich wichtigen Aufgaben sind oft die kernigen und langwierigen Dinge.
So fing ich an Tabellen zu erstellen. Tätigkeiten zu dokumentieren, Zeiten für den Aufwand zu sammeln und Aufgaben zu clustern. Was sind Alltags-, Projekt- oder strategische Aufgaben. Mit diesem Wissen – und nicht nur weil ich damals auch für Produktionsplanung und Fertigungssteuerung tätig war – wollte ich meine Arbeiten planen. Mit Hilfe eines Tagesplans inkl. Pufferzeiten habe ich begonnen meine Aufgaben zu takten. Das klappte anfangs ganz gut und ich fühlte mich wie eine Umsetzungsmaschine. Bis ich plötzlich bemerkte: „Alles was 2 Beine hat und zur Tür herein kommt ist DRINGEND“. Unterbrechungen durch Menschen, Mails, Anrufe, etc. brachten mich durcheinander und komplett aus dem Konzept. Meine Aufgaben mussten des Öfteren verschoben werden. Scheinbar fehlte hier noch etwas.
Also musste etwas neues, etwas anderes her. Drei Mappen und ein schwarzer Rundordner (= Papierkorb) später, ging es wieder Berg auf. Nach dem Eisenhower-Prinzip wurden nun meine Aufgaben noch etwas spezifischer geclustert. Den Unterschied zwischen wichtig und dringend ständig im Fokus ist alles sofort getrennt und einsortiert worden.
Zudem hatte ich gelernt nach dem jeweiligen Zeitaufwand zu fragen. Hier hat zum Teil auch die ALPEN-Methode ihren Beitrag geleistet. Denn alle Aufgaben „A“, die ich nicht sofort delegieren konnte, musste ich zeitlich schätzen (die Länge „L“), Pufferzeit „P“ einkalkulieren, eine Entscheidung treffen „E“ wann ich sie mache und gegebenenfalls nachkontrollieren „N“.
Mit der Zeit habe ich festgestellt, dass man leicht dazu neigt gleich mal alles auf die To Do-Liste zu schreiben. Sich als Tausendsassa und Multitasker sieht. Oft viel Zeit damit verbringt alles zu dokumentieren und zu planen. Man glaubt es besser zu können und alles selbst machen zu müssen.
Prioritäten setzen, also Entscheidungen zu treffen und sich dann auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren bringt uns viel weiter. Alles andere fördert nur das immer schnellere Laufen im Hamsterrad.
Inzwischen konzentriere ich mich auf die eine oder max. die drei wichtigsten Aufgaben des Tages. Die schreibe ich mir täglich auf, am besten in meinen Kalender oder wo ich sie sehen kann. So habe ich genug Zeit auf Unvorhergesehenes und vor allem auf die Menschen in meinem Umfeld zu reagieren. Ich bleibe aber stets fokussiert und erfülle eisern die nächste Aufgabe.
Über mich
Spezialisiert bin ich auf kleine bis mittlere Produktionsunternehmen, da ich selbst 14 Jahre in einem zerspanenden Betrieb gearbeitet habe. Ich bringe ein breites Fachwissen an Unternehmensorganisation, Herstellungsprozessen und Führung von Menschen mit. Zurzeit begleite ich als selbstständiger IT-Consulter eine Implementierung eines ERP-Systems (Geschäftsressourcenplanung-Software) in einem Produktionsunternehmen. Hier geht es darum einzelne Abläufe und Bereiche optimal einzustellen und gegebenenfalls anzupassen. Das bedeutet, dass ich als Coach für organisatorische und personelle Themen zum Projekterfolg beitrage. Eben auch ständig mit dem Thema Zeitmanagement befasst bin. Es macht mir Spaß Menschen zu begeistern und gemeinsam gesteckte Ziele zu erreichen.
