Als echter Warrior auf dem Weg zum papierlosen Büro ist es wesentlich, auf Papier so weit wie möglich zu verzichten. Logisch.

Dabei versteht es sich von selbst, dass Du Ausdrucke vermeidest und möglichst alles in digitaler Form ablegst und versendest.

Damit ist es aber noch lange nicht getan.

Hier sind 14 Möglichkeiten, den Einsatz von Papier in Deinem Büro weiter zu reduzieren:

1. Drucken verumständlichen

Der einfachsten Tipp direkt zu Anfang: Je umständlicher das Drucken ist, desto weniger wird der Drucker auch genutzt.

Nicht jeden Arbeitsplatz und jedes Büro mit einem Drucker ausstatten, sondern auch einen Weg zum Drucker bewusst in Kauf nehmen.

2. Rechnungen umstellen

Viele Lieferanten und Dienstleister bieten die Möglichkeit, auf Rechnungen per Email umzustellen.

So landen die Rechnungen nicht in Deinem Briefkasten, sondern in Deiner Email-Inbox und der umständliche Weg zur Digitalisierung über den Scanner kann vermieden werden.

3. Kontoauszüge online

Diesen Service bieten mittlerweile sämtliche Banken an.

Kontoauszüge und sämtliche anderen Bankdokumente solltest Du Dir nur noch digital zukommen lassen.

4. Notizbücher teilen

Evernote bietet die Möglichkeit, Notizbücher mit anderen Evernote-Nutzern zu teilen.

So können Projektdaten, Controllingreporte etc. in solchen Notizbüchern zentral abgelegt werden und sind für alle zugänglich.

5. Dropbox / Google Drive nutzen

Um auch mit Nicht-Evernote-Nutzern (gibt es die wirklich noch?) Dokumente auszutauschen, empfiehlt sich die Nutzung von Cloud-Diensten wie Dropbox oder Google-Drive.

6. Ein zweiter Monitor

Am häufigsten werden Dokumente ausgedruckt, um eine bessere Übersicht und mehrere Papiere gleichzeitig im Blick zu haben.

Durch die Anschaffung eines zweiten Monitors können mehrere Dokumente gleichzeitig betrachtet werden.

7. Online Fax-Provider

Eingehende Faxe können an einen Online-Fax-Provider umgeleitet werden. Dieser nimmt die Faxe entgegen und sendet einem diese direkt als pdf-Datei per Email zu.

Die bekanntesten Anbieter sind efax, epost und myfax.

8. Kamera des Smartphones als Scanner nutzen

Um Dokumente auf die Schnelle zu digitalisieren oder auch zu kopieren, kann die Kamera des Smartphones als mobiler Scanner und Kopierer genutzt werden.

Die Apps von Evernote oder Scanner Pro bieten diese Möglichkeiten.

9. Formulare als ausfüllbare pdfs

Mit dem Online-Service PDFescape können Formulare in digitaler Form erstellt werden. Es entsteht ein ausfüllbares pdf-Dokument.

10. Besprechungsunterlagen

Ein zwingend erforderliches Werkzeug auf dem Weg zum papierlosen Büro ist ein Tablet oder iPad.

Notwendige Unterlage für Besprechungen in einem Evernote-Notizbuch oder einem Cloud-Ordner sammeln. So hast Du diese in Meetings mit Deinem Tablet immer zur Hand.

11. Lesen auf dem kindle

So schön Bücher auch sind, aber auch hier wird unnötig Papier produziert. Lesen auf Amazons kindle ist nicht nur praktisch, sondern schont gleichzeitig die Ressourcen.

Auf Tablets und iPads kann alternativ auch die kindle-App genutzt werden.

Warum ich das nicht mache?

Warum Du Dein iPad nicht zum Lesen nutzen solltest

12. Annotieren von pdf-Dokumenten

Eines meiner absoluten Lieblings-Apps auf meinem iPad ist GoodNotes.

Damit kann ich pdf-Dokumente handschriftlich kommentieren und mit einem virtuellen Textmarker lohnenswerte Passagen hervorheben.

13. Zeitungsabonnements

Alle Abonnements von Zeitungen und Magazinen auf digitale Abonnements umstellen.

Viele Zeitschriften und auch Tageszeitungen gibt es als Apps oder in Apples iBook-Store.

14. Handout bei Vorträgen

Biete den Zuhörern Deines Vortrags die Möglichkeit, Deine Präsentationsunterlagen online herunterzuladen. Hierzu bieten sich die üblichen Cloud-Dienste (Dropbox, Google-Drive) an.

Professioneller geht das mit Slideshare, einer Art Online-Community für den Austausch von Powerpoint-Präsentationen.

Du bist dran

Gehe alle o.g. Punkte der Reihe nach durch und versuche, mindestens sieben direkt umzusetzen.

Sei in Deinem Alltag aufmerksam und versuche bei allem, was Du tust, Papier so weit wie möglich zu vermeiden und auf Ausdrucke zu verzichten.

Wie vermeidest Du Papier in Deinem beruflichen und privaten Alltag? Ich freue mich auf den Austausch mit Dir in den Kommentaren.