Matthias hat einen Handwerksbetrieb und ist auf dem Weg zum papierlosen Büro. Hier erklärt er, wie er den Weg dorthin gefunden hat, welche Tools er nutzt und er empfiehlt Programme.

Hier das Transkript des gesamten Podcasts und vorab die erwähnten Sponsoren und Links:

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DATEV Unternehmen online
MeisterTask
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OwnClowd

Bücher (Amazon-Affiliate-Links)
Die Kunst des klaren Denkens von Rolf Dobelli
Die Kunst des klugen Handelns von Rolf Dobelli

Transkription

LB = Lars Bobach
MM = Matthias Mestars

LB:
Herzlich willkommen zum Podcast Selbstmanagement.Digital. Mein Name ist Lars Bobach, wir geben Orientierung im digitalen Dschungel, so dass wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben bleibt. Heute wieder eine Folge zu „Raus aus dem Papierchaos“. Diesmal habe ich den Matthias Mestars hier zu Besuch. Hallo Matthias.

MM:
Hallo Lars. Freut mich, dass ich dabei sein kann.

LB:
Ja, ich freue mich auch. Ich finde es super. Ich finde auch diese ganze Folge super und gerade auch Dich als Handwerksbetrieb. Das ist mir natürlich auch eine Herzensangelegenheit, ich hatte ja schließlich auch jahrelang einen Handwerksbetrieb. Und wenn die papierlos gehen, ist das für mich immer ein ganz besonderes Highlight. Schön, dass Du da bist. Ja, der Matthias, der hat einen Elektromeisterbetrieb in Blomberg. Wo liegt das genau?

MM:
Das liegt im wunderschönen Ostwestfalen Lippe. Zwischen Paderborn und Hameln, falls das dem einen oder anderen etwas sagt.

LB:
Also, Paderborn sagt mir schon etwas. Matthias hat den Betrieb übernommen. Das wird er uns gleich bestimmt noch erzählen. Er hat sich spezialisiert auf Smart Home, eher so im Privatbereich. Und er hat sich natürlich auf den Weg gemacht, sonst wäre er ja nicht hier, auf den Weg zum papierlosen oder papierminimierten Büro.

Ja Matthias, erzähle uns mal ganz kurz Deinen Werdegang. Vor allen Dingen, was hat Dich da angetrieben oder wie bist Du überhaupt zum papierlosen Büro gekommen?

MM:
Ja, Du hast gerade kurz erwähnt, dass ich den Betrieb übernommen habe. Ich habe ihn gegründet und zwar war das 2014 bzw. 2015, wo ich den gegründet habe. Es ist halt, wie Du selber weißt, im Handwerk ein unheimlicher Boom im Moment. Da ich so frisch dabei war, hatte ich halt so ein bisschen… Ich sage mal, der Betrieb ist schneller gewachsen als ich es bin. Und unterm Strich wurden dann die Papierberge bei mir, weil ich das immer so schön mit Arbeitsnachweisen und Stundenzetteln organisiert habe, immer mehr, immer mehr und ja, dann habe ich irgendwann die Reißleine ziehen müssen. Und musste dann sagen, okay, jetzt muss hier irgendwas passieren.

LB:
Okay, also aus dem Chaos heraus quasi gesagt, so, jetzt muss ich es besser organisieren. Damit wir mal eine Vorstellung kriegen, wie viele Mitarbeiter hast Du zurzeit?

MM:
Aktuell sind es 2,5, also zwei und ein Azubi.

LB:
Okay, ist ja eigentlich noch überschaubar. Aber für Dich war es auf jeden Fall schon so viel, dass Du gesagt hast, jetzt ist das papierlose Büro die Lösung?

MM:
Genau, vor allem, weil ich auch einfacher jetzt so frisch dabei bin, da kann ich noch Workflows etablieren, die einfach so in zehn Jahren echt schwer umzusetzen wären.

LB:
Ja gut, wenn das mal alles eingeschliffen ist. Das kann ich ja sagen. Bei mir war es ja genauso. Das waren jahrelange Abläufe, die sich da in Papierform wirklich richtig festzementiert hatten, also wie eingemeißelt. Und die aufzubrechen, dass erfordert natürlich viel mehr Kraft. Wie bist Du denn jetzt von einer Skala von 1 bis 10, wie weit bist Du, was meinst Du?

MM:
Ich würde mich so auf einer 4 bis 5 einschätzen, denke ich mal. Es gibt noch sehr viel zu tun. Wir haben zum Beispiel die Ausgangsrechnungen, die Ausgangsrechnungen sind bei uns, weil wir im Privatbereich arbeiten, zu 95 Prozent einfach auf Papier. Die Kunden sind ein bisschen lebenserfahrener vom Altersdurchschnitt und da ist halt wirklich nicht viel mit E-Mail, leider noch.

LB:
Echt? Das wundert mich sehr, aber okay, natürlich, wenn Du da im hochwertigen Bereich arbeitest, dann können sich das meistens Leute erst im höheren Alter leisten. Jetzt aber mal auf dem Weg zum papierlosen Büro. Was war denn jetzt der konkrete erste Schritt? Was hast du als allererstes gemacht?

MM:
Als allererstes musste ich mir erst mal klar werden, wie hier überhaupt die Strukturen sind, also, wie nehme ich einen Beleg in die Hand, was passiert? Dann habe ich angefangen und habe mir jemanden gesucht, der schon mal irgendwie so was Ähnliches umgesetzt hat und das warst Du dann in dem Fall. Von da an habe ich Deinen Podcast gehört, das war der erste Schritt eigentlich.

LB:
Die Inspiration, die Infos sammeln, ja genau. Aber was hast Du denn jetzt konkret bei Dir umgesetzt?

MM:
Ich habe mit dem Steuerbüro zusammen, also mit meinem Steuerberater, habe ich eine Software etabliert, so, dass wir nicht immer diese ständige, der eine oder andere Selbständige kennt es vielleicht, dieses Ordner-Sharing machen mussten. Das war Schritt Nr. 1, weil das sind einfach so Sachen wie Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, die können wir jetzt heutzutage schön digital übermitteln. Das war wirklich der Step 1, bevor alles andere irgendwie digitalisiert wurde.

LB:
Okay, das ist bei vielen oftmals der letzte Schritt. Das weiß ich, weil, da ist ja auch immer der Steuerberater, der muss auch mitspielen. Das machen ja leider noch nicht alle. Was nutzt Ihr da für ein Tool oder was für eine App?

MM:
Wir machen das mit DATEV Unternehmen online. Da zahlen wir eine „kleine“ Monatsgebühr. Die speichern recht sicher für zehn Jahre den Beleg und archivieren das Ganze auf deutschen Servern und komplett fürs Finanzamt auch, in einer Überprüfung ganz vernünftig. Wir haben da ein Online Banking Tool mit drin, das heißt, wir können auch eine „Offene Posten“ Geschichte mit machen, also gucken, hat der Kunde schon bezahlt? Wann muss er bezahlen? Wann müssen wir die Rechnung rausschicken? Sammelüberweisung machen etc. Quasi unser Backoffice in der Cloud.

LB:
Das macht Ihr alles dann sozusagen, wenn Eingangsrechnungen auf Papier reinkommen, werden die eingescannt, da abgelegt oder wenn die schon digital kommen, einfach da hochgeladen, nehme ich an?

MM:
Genau, da gibt es sogar einen automatisierten Service von denen, so, dass man quasi eine E-Mail-Adresse bekommt. Ähnlich, wie man es bei Evernote kennt und wenn dort ein Beleg hingeschickt wird, dann wird er auch gleich bei DATEV Unternehmen online gespeichert.

LB:
Das ist ja eine super Sache. Gerade DATEV ist ja auch bei Steuerberatern sehr beliebt, die nutzen das ja so gut wie alle oder sehr viele. Das kannte ich jetzt noch gar nicht, dass DATEV auch so einen Service anbietet, aber super. Was kostet das? Nur damit wir mal eine Vorstellung kriegen, für einen Betrieb wie Dich, ungefähr im Monat?

MM:
Es ist es schwer abzuschätzen, wie jetzt die wirklichen Kosten sind auf Seiten des Steuerbüros. So fein haben wir das jetzt nicht auseinandergerechnet. Man müsste dann ja auch gegenrechnen, was habe ich für eine Ersparnis. Also ich würde mal sagen, die reinen Kosten, die wirklich vom Konto runtergehen, sind 20 EUR im Monat oder so, netto. Dann müsste man halt gegenrechnen, was habe ich für eine Ersparnis.

LB:
Gut, aber das ist ja eigentlich für einen Selbstständigen ein „low brainer“, 20 Euro. Da spart man ja nun wirklich wahnsinnig viel. Ja, jetzt würde es mich aber mal interessieren, Buchhaltung papierlos, super. Das ist auch das, wo immer viel Papier anfällt, aber wie ist denn jetzt der Auftragsablauf papierlos organisiert oder papierminimiert? Also, ich möchte was weiß ich, hier bei mir irgendso eine Bus-Anlage installieren und ich rufe jetzt bei Dir an. Wie läuft das dann weiter papierlos?

MM:
Ja, bei der Bus-Analyse ist es noch ein bisschen spezieller, aber im Kern würden wir beide natürlich einen Termin vereinbaren, der wird digital im Kalender gespeichert natürlich. Dann treffen wir uns und ich habe das Ganze so umgesetzt, wie Du damals glaube ich bei ISOTEC auch. Du hast es mit Trello gemacht, ich mache das jetzt mit MeisterTask so, dass ich dann wirklich so Projektkärtchen habe und ich dann schon mal Voraufmaß usw. bei Dir machen kann.

Wir halt die ganzen Rahmenbedingungen da klären können. Ich das gleich dort eintippe, mir eine Checkliste mache. Was sind die nächsten Schritte, die ich jetzt für Dein Projekt umsetzen sollte? Und ich nehme mir später einfach mein iPad wieder zur Hand, öffne dann die MeisterTask-Karte und dann habe ich alle Informationen und Bilder schön zur Hand und kann damit dann arbeiten.

In der Regel muss ich leider noch mit einer Branchensoftware dazu arbeiten. Ich würde sie gern weg rationalisieren, aber die Schnittstellen zum Großhandel sind da halt einfach hinterlegt. Dann wird dort zum Beispiel ein Angebot geschrieben, was ich dann wiederum bei MeisterTask reimportiere, entweder drucke oder gerne auch per Mail rausschicke natürlich.

LB:
Wie sieht das dann aus, wenn Du kommst? Aufmaß und sowas, das machst Du dann in MeisterTask? Also, schreibst Du das da rein oder nimmst Du es auf dem iPad dann auch auf oder wie machst Du das?

MM:
Das leider noch nicht, in der Regel reicht es aus, wenn ich mir aktuell noch so eine Checkliste mache. Richtig Skizzen oder so mache ich da jetzt nicht. Da mache ich mir dann eher Fotos und schreibe mir dazu Notizen. Aber das wäre der nächste Step. Ich würde da gern irgendwann mal mir noch ein iPad Pro besorgen, wo ich dann wirklich auch vernünftig mit arbeiten kann.

LB:
Okay, also, handschriftlich machst Du es nicht, sondern Du tippst dann direkt ins iPad, okay. Was würdest Du denn sagen jetzt, Projektablauf okay, jetzt sehen Deine Mitarbeiter die Karte, da wissen sie, was sie zu tun haben. Sehr wahrscheinlich können die da auch die Checklisten mit abarbeiten. Wo siehst Du denn jetzt die größten Hindernisse, die Du noch zu überwinden hast oder waren die vielleicht schon bei Dir?

MM:
Ja, also, die größten Hindernisse? Das war bei mir recht gut, weil ich ein junges Team habe. Meine Mitarbeiter sind recht jung, aber ich kann mir vorstellen, dass es zum Beispiel bei anderen Betrieben da bei den Mitarbeitern schon ein großes Problem geben kann. Bei uns liegt das größte Problem eigentlich darin, dass wir kaum mobiles Netz haben und man wenig Datenvolumen hat. Dann gibt es Synchronisationsprobleme und das sind so die allergrößten Hindernisse.

Aber da bin ich guter Hoffnung, dass der Netzausbau vorangeht und wir in bis zu zehn Jahren irgendwie mal vernünftiges Internet mobil überall haben.

LB:
Okay, das war also das größte Hindernis ist bei Dir, der miserable Netzausbau in Ostfalen-Lippe. Okay, alles klar. Was siehst Du denn als größten Vorteil für Dich als Unternehmer im papierminimierten Büro?

MM:
Ich habe überall Zugriff auf meine Daten und ich habe eine unheimliche Zeitersparnis. Ich brauche jetzt irgendeinen Beleg, jetzt ganz konkret sollte zum Jahreswechsel die Kfz-Versicherung mal gecheckt werden von meinem Versicherungsmakler und der hatte halt meine alten Versicherungspolicen noch nicht bei sich. Da hat er mich angerufen, hat gesagt, Matthias, ich brauche mal eben deine Versicherungspolicen, ich möchte mal gerne checken.

Normalerweise wäre ich jetzt irgendwo zum Regal gegangen und hätte mir da irgendwo einen Ordner herausgesucht, alles gefaxt oder was auch immer. So habe ich einfach nur kurz mein Evernote aufgemacht, habe da kurz in Volltextsuche die Kennzeichen eingegeben und habe ihm eben die Versicherungspolicen rübergeschickt. Ich musste dafür noch nicht mal im Büro sein, ich saß dabei schön auf dem Sofa, also, es war super. Also, das ist für mich Number 1.

LB:
Ja, das ist ein schönes Beispiel, bei Evernote ist es ja eher finden als suchen. Was würdest Du denn anderen Unternehmern raten, die sich dem Thema papierloses Büro annehmen wollen? Was sollten sie auf jeden Fall tun und wie sollten sie es tun?

MM:
Ich bin der Meinung, auf jeden Fall sollte man sich vernetzen und sich jemanden suchen, wie Du jetzt zum Beispiel, der schon das ganze Thema mal gemacht hat. Ich meine, das ist momentan noch ein bisschen schwierig, weil so branchenspezifisch war es für mich jetzt einfach. Ich habe Dich jetzt gefunden. Du kommst quasi aus dem Handwerk und da konnte ich mir aus den Podcast-Folgen so ein bisschen was rausziehen. Aber ich kann mir vorstellen, dass es für andere Branchen schon ein bisschen spezieller ist, wie zum Beispiel bei einem Rechtsanwalt oder so.

Aber einfach vernetzen, also gucken, irgendwo Communities, Foren suchen, wenn es auch auf Facebook ist oder so. Da Leute finden, so dass man das Rad nicht neu erfinden muss. Es gibt so viele schöne Workflows, die braucht man einfach nur übernehmen und die funktionieren.

LB:
Jetzt hast Du es natürlich alles selber einführen können. Ich glaube, gerade Leute, die älter sind oder die auch schon vielleicht eine leicht angekrustete Struktur haben, tun sich da, glaube ich, ja schwerer, dann auch selber die Energie aufzubringen und auch das Durchhaltevermögen, das auch umzusetzen. Das ist so meine Erfahrung. Da tut ein Impuls von außen oft gut. Also jetzt nicht ein Impuls, indem man mal eine Webseite oder einen Blog besucht oder einen Podcast hört, sondern wirklich auch persönlich.

Also, dass man da auch mal eine Beratung reinholt, gerade was Schulung angeht, wenn Du jetzt viele Mitarbeiter hast. Ich hatte die Woche, das macht ja mein Bruder, bei mir eine Einführung von MeisterTask bei einem kleinen Handwerksbetrieb. Ich glaube, so 20, 30 Mitarbeiter und da haben wir dann die Schulung gemacht. Das ist natürlich auch super für die Mitarbeiter, dass sie darüber dann auch noch mal so in der Tiefe die Abläufe und auch das Produkt, also das Programm, die Applikation, dann noch mal kennenlernen und Fragen stellen können. Das ist auch oft gut, wenn da ein Externer reinkommt.

MM:
Ja, und vor allem kann ich mir in dem Fall jetzt ganz konkret vorstellen, das Troubleshooting ist dann auch viel einfacher, weil, wenn ich selber die Software nicht zu 100 Prozent verstehe und verstehen kann und meine Mitarbeiter auf mich zukommen und sagen, das funktioniert hier vorn und hinten nicht, wie mache ich XY? Das bringt mich total aus der Arbeit raus. Von daher ist es einfach gut, wenn man da externe Hilfe hat.

LB:
Genau, ich glaube, das ist auch oft wichtig. Was mich noch interessiert, was ein Riesenthema im Handwerksbetrieb ist und wir haben das damals auch nicht so 100 Prozent zu unserer ganzen Zufriedenheit lösen können, sind ja jetzt die Stundenzettel. Damit wirst Du ja auch arbeiten, nehme ich an, oder?

MM:
Ja, genau. Also ich habe direkt schon zur Selbstständigkeit, auch, als ich noch für mich komplett alleine gearbeitet habe, schon diese Arbeitsnachweise geführt. Das war für mich immer so meine Stütze, damit konnte ich mich immer langhangeln. Die habe ich mir dann irgendwann in meine Inbox gelegt und dann konnte ich mich abends schön hinsetzen und Rechnungen schreiben. Das Ganze haben wir jetzt immer noch so. Ich habe es mal versucht zu digitalisieren, funktioniert vorn und hinten nicht.

Wir machen es jetzt so, dass wir den Kundenzettel beim Kunden schreiben und einmal abfotografieren. Momentan leider noch mit der normalen Handykamera. Dann irgendwann später zu MeisterTask, weil es manchmal schon zu Problemen geführt hat. Dann übergeben wir es dem Kunden. Der hat dann auch nochmal so eine kleine Erinnerungsstütze. Von daher, das ist noch so eine Papiergeschichte, da möchte ich erstmal noch nicht drauf verzichten.

Aber so ist dann halt der Workflow. Also, wir geben dem Kunden dann das Stück Papier und sagen, hier, danke schön. Wir sehen uns entweder wieder oder die Rechnung kommt. Und wir haben es dann digital als Fotokopie.

LB:
Ja, genauso haben wir das auch hinterher gelöst, weil, wir wollten hinterher immer was beim Kunden dalassen. Wirklich, dass man es sich elektronisch unterschreiben lässt, dafür gibt es Lösungen. Damals haben wir gedacht, da müssen wir ihm das sofort per E-Mail schicken. Gibt es ja auch, ich kenne auch welche, die machen das, das finde ich auch ganz toll. Aber wir fotografieren es auch ab und es ist ein guter Hinweis, dass Du gesagt hast, mit der Handykamera. Klar, man fotografiert es immer mit Handy. Aber Du meintest jetzt bestimmt, ob man es direkt jetzt in die Karte in MeisterTask fotografiert oder mit der Foto App, ist richtig?

MM:
Genau richtig, weil das mit dem MeisterTask hat zu Problemen bei uns geführt. Deshalb speichern wir es erstmal in der Foto App und laden es dann nachträglich im sicheren WLAN hoch.

LB:
Das kann ich bestätigen, wir haben das bei Trello auch so gehabt oder auch bei MeisterTask. Wenn man ein schlechtes Netz hat und wenn Du sagst, der Netzausbau ist bei Euch so schlecht, dann kann es wirklich zu Problemen führen, wenn man mit der Karte dann fotografiert. Und gerade wir waren immer im Keller unterwegs, da ist ja immer ganz schlechtes Netz. Da haben wir es hinterher auch so gemacht, sobald wieder irgendwo vernünftiges Netz war oder WLAN, wurden die Fotos einfach überspielt, genau.

Spannendes Thema, ich sehe, Ihr habt auf jeden Fall noch ein bisschen Weg vor Euch, aber das wirst Du mit Deinem Engagement hundertprozentig auf jeden Fall auch hinkriegen. Kommen wir auf jeden Fall mal jetzt zu den Schlussfragen, lieber Matthias. Erzähle uns mal, welches ist Dein wichtigster Selbstmanagement-Tipp?

MM:
Der wichtigste für mich, also, es sind zwei eigentlich, Ziele klarmachen und den Sinn definieren.

LB:
Sehr gut, wie machst Du das mit den Zielen?

MM:
Also das mit den Zielen, da gehe ich eigentlich immer so einmal im Jahr, meistens immer so zwischen den Jahren, sagt man ja immer so schön, so ein bisschen in mich und schaue mal nach, was habe ich dieses Jahr erreicht und was möchte ich nächstes Jahr erreichen? Adaptiere das Ganze, mache mal so einen Soll-Ist-Vergleich.

LB:
Was machst Du denn als Unternehmer, um abzuschalten?

MM:
Da gehe ich gerne in die Sauna. Da kann ich am besten eigentlich entspannen oder ich mache lange Spaziergänge mit meinem süßen Hund.

LB:
Welche Apps oder welchen Internetdienstdienst kannst Du der „Produktiv in digitalen Zeiten“-Community, die heißt ja jetzt „Selbstmanagement.Digital.“-Community, wir haben ja einen neuen Namen, empfehlen?

MM:
Okay, es sind einige Apps, die ich empfehlen kann. Natürlich Evernote, MeisterTask. Das auf jeden Fall so die absoluten Burner. DATEV bei kleineren Betriebsgrößen. Ich glaube, bei größeren Betrieben muss es anders strukturiert werden, aber bei kleineren Betrieben. Ich bin ein unheimlicher Fan von OwnCloud. Das ist quasi Dropbox, nur, dass es einem selbst gehört.

LB:
Welches Buch hat Dich als Unternehmer und Mensch am meisten geprägt?

MM:
Das ist eine schwierige Frage. Es sind auf jeden Fall einige. Das, was mich am meisten geprägt hat, ist diese Reihe von dem Rolf Dobelli, die Kunst des klaren Denkens und die Kunst des klugen Handelns oder so.

LB:
Ganz tolle Bücher. Hast Du das Neuste dann auch schon gelesen?

MM:
Leider noch nicht. Bin ich noch nicht zu gekommen, aber es steht ganz oben auf meiner Amazon-Liste.

LB:
Nächste Woche kommt meine Buchempfehlung bzw. wenn der Podcast erscheint, dann ist es längst passiert. Das ist auch meine Leseempfehlung für 2018. Das Buch „52 Wege zum glücklichen Leben“. Und der Dobelli ist einfach genial, finde ich auch super.

MM:
Er hat einen schön leichten Schreibstil, das ist klasse.

LB:
Und eine wahnsinns Tiefe, finde ich, dabei. Sehr schön. Welches ist denn der beste Ratschlag, den Du jemals erhalten hast?

MM:
Der beste Ratschlag, also, der Sinn des Lebens wird von einem selbst bestimmt. Das ist für mich der größte Ratschlag im Leben gewesen. Der fliegt einem nicht zu, den findet man nicht irgendwo auf dem Weg, sondern den definiert man.

LB:
Okay, da muss man selbst aktiv werden.

MM.
Genau richtig.
LB:
Wunderbar, ja, wie kann denn die Selbstmanagement.Digital.-Community mit Dir in Kontakt treten?

MM:
Gerne über meine Internetseite, www.elektro-blomberg.de oder auch auf Facebook, da kann man mich auch unter Elektro Blomberg oder Elektro Mestars finden.

LB: Okay, also, wenn Ihr einen Handwerksbetrieb habt, vielleicht sogar einen Elektro-Meisterbetrieb und wollt den auch papierminimiert, papierarm organisieren, dann steht Euch der Matthias da sicherlich auch mit Rat und Tat zur Seite. Auf jeden Fall mit seiner Erfahrung genau, die er bisher gemacht hat.

MM:
Sehr gern.

LB:
Ja, Matthias, dann sage ich mal ganz vielen Dank.

MM:
Ja, ich danke Dir, also, es ist ja echt cool.

LB:
Ja, hat Spaß gemacht, auch sehr interessant. Da ist bestimmt für den einen oder anderen was Interessantes dabei gewesen. Ja und an Euch, liebe Selbstmanagement.Digital.-Community. Wenn Ihr auch auf dem Weg zum papierlosen Büro seid oder Euch schon längst gemacht habt oder Ihr seid schon dort angekommen, schreibt mir eine E-Mail an office@larsbobach.de, dann können wir vielleicht auch mal ein Interview hier in der „Raus aus dem Papierchaos“-Serie mal machen. Das würde mich sehr freuen. Matthias, nochmal vielen Dank und ich sage mal, wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben. Ciao.