In meiner Firma nutzen wir Trello zur Projektsteuerung, -organisation und -archivierung und nach knapp einem Jahr der Nutzung, können und möchten wir es nicht mehr missen.
Sollten Sie die Organisation und die Kommunikationskultur in Ihrem Unternehmen oder Team verbessern wollen, kann ich Ihnen Trello nur wärmstens ans Herz legen.
Im folgenden Video gebe ich Ihnen einen kurzen Einblick in die Funktionsweise und stelle Ihnen noch zwei Beispiele aus der Praxis vor:
Genial, oder?
Die wesentlichen Fakten zu Trello:
1. Günstig bis kostenlos
Die Benutzung des Programms ist grundsätzlich kostenlos. Alle Funktionen, welche Sie in dem Video sehen, sind in der kostenlosen Version verfügbar. In diesem Jahr hat FogCreek (die Firma hinter Trello) erstmals zwei kostenpflichtige Versionen herausgebracht: Gold und Business Class.
Gold ist eher etwas verspielt. Es lassen sich die Hintergründe der Boards verändern und es können Icons in Texten verwendet werden.
Die Version Business Class, ist wie es der Name vermuten lässt, eher im geschäftlichen Bereich angesiedelt. Sie ermöglicht eine bessere Administration und hat erweiterte Schnittstellen zu Fremdprogrammen. Ein Abonnement von Business Class kostet $ 500,- im Jahr.
2. Aufbau des Programms
Trello organisiert alles in Boards, Listen und Karten. Ein Board ist eine Pinnwand. Die Pinnwand ist unterteilt in Listen. Jede Liste enthält beliebig viele Karten.
Die Karten enthalten die eigentlichen Informationen. Hier können Checklisten, Dateien und Fotos angehängt und Kommentare eingegeben werden.
Wie Sie Ihre Organisation in Trello abbilden, hängt stark von Ihren internen Strukturen ab. In meiner Firma haben wir zum Beispiel ein Board für die Auftragsabwicklung. Jedes meiner Teams hat eine eigene Liste und jeder Auftrag ist eine Karte.
Es ist somit sofort ersichtlich, welches Team an welchem Auftrag arbeitet. Alle Informationen zu den einzelnen Aufträgen sind auf der entsprechenden Karte hinterlegt und für alle Mitarbeiter jederzeit abrufbar.
3. Für die Arbeit in Teams
Trello ist auf die Arbeit in Teams ausgerichtet. Jeder im Team kann Informationen hinzufügen und einsehen. Die Software bildet in diesem Zusammenhang auch die komplette Kommunikation innerhalb eines Teams ab.
4. Web-basiert
Trello ist Web-basiert, das bedeutet die Software läuft auf einem Server im Internet. Dort liegen später auch Ihre Daten! Der Vorteil dieser Lösung: Die Daten mit denen Sie und Ihr Team arbeiten sind immer aktuell und auf dem selben Stand. Nebenbei müssen Sie sich auch keine Gedanken zur Datensicherung und Backup-Systemen machen. Das erledigt Trello für Sie.
5. Mobile Geräte
Für Trello gibt es Apps für alle gängigen mobilen Geräte: iPhone, iPad, Android und Windows 8 Tablett. So können die Daten unterwegs nicht nur eingesehen, sondern auch bearbeitet werden.
Haben Sie Frage zu Trello? Habe ich etwas vergessen? Bitte hinterlassen Sie einfach einen Kommentar.
So etwas habe ich schon immer gesucht. Danke.
Trello ist wirklich zu empfehlen. Schön, wenn ich helfen konnte.
Hallo Lars,
danke für dieses Video. Vielleicht wissen Sie schon, dass die dahinterstehende Philosophie sich „Personal Kanban“ nennt und aus dem Lean Production entstand. Ich nutze für meine Projekte KanbanFlow. In KanbanFlow verschaffe ich mir Übersicht über alle relevanten Bereiche. Dafür gibt es eine Art Dashoard-Ansicht mit allen Boards und ich kann erkennen wie es um die einzelnen Projekte bestellt ist. Boards sind bei mir Studium, Privat, Unternehmen und teilweise einzelne Bereiche des Unternehmens. Jedes Board hat dann die Überkategorien „Projektsammlung“ (alles niedergeschrieben was zu thematisch zu dem Board passt), „Projekte dieser Woche“, „Projekte Heute“, „In der Durchführung“ und zu allerletzte „Erledigte Projekte“. Damit das Projekt (alles mit mehr als einem Schritt, nach GTD) handelbar wird, übersetze ich mir die Schritte in meine Wunderlist App und arbeite sie täglich ab. Soll heißen: Arbeite ich mit KanbanFlow habe ich den Chef-Hut auf (aus der Vogelperspektive) und in Wunderlist den Hut der Fachkraft und realisiere quasi die Planungen des Chefs. Sind die Schritte erledigt, verschiebt sich die Karte in den nächsten Bereich. Das hilft mir Projekte und konkrete Tasks zu trennen und den Überblick zu bewahren.
Grüße
Armin
Danke für die wertvolle Ergänzung, Armin.
Ihre Vorgehensweise hört sich logisch und sehr durchdacht an. Um Ihre Arbeitsweise zu veranschaulichen, wäre es toll, wenn Sie einen Screenshot Ihrer Vogelperspektive posten würden.
Hallo Lars,
ich danke Ihnen für die tollen Informationen hinsichtlich Trello. Ich bin übezeugt, dass sich dieses Programm hervorragend bei meiner Kundenbetreuung einsetzen lässt. Können die daraus resultierenden Aufgaben auch in ToDoist übernommen werden, oder macht das aus Ihrer Sicht eher keinen Sinn? Entschuldigen Sie, wenn ich diesbezüglich so unfachmännisch nachfrage, aber ich bin momentan ein „Suchender“ hinsichtlich der (meiner) fast perfekten Organisation.
Viele Grüsse
Peter Schmitz
Eins vorab: Die perfekte Organisation gibt es nicht 🙂
Zu Deiner Frage: Eine doppelter Erfassung macht sicherlich keinen Sinn. Die Frage ist eher, wo ziehe ich die Grenzen?
Dies ist natürlich sehr individuell und lässt sich pauschal nicht beantworten.
Ich nutze beide Systeme: In meinem ISOTEC-Fachbetrieb bilden wir die komplett Auftragsabwicklung und -archivierung mit Trello ab. Ergeben sich daraus Aufgaben, so erfasse ich diese nicht extra in ToDoist.
Danke für die Infos, wie immer sehr hörenswert.
Ich finde Trello gut und nutze es gern. Das einzige was ich vermisse ist eine Desktop-App, die auch offline funktioniert und später dann synct. So wie Wunderlist das kann.
Hallo Lars,
Wenn ich Trello nutze brauche da Todoist noch ?
Wude mich über eine Antwort freuen.
Finde deine Infovideos gut, da ich mir eine Orgastruktur aufbauen will.
Gruß Martin
Gute Frage! Danke dafür, lieber Martin.
Das ist natürlich eine Frage der persönlichen Arbeitsweise und Deines Workflows. Ich nutze Todoist neben Trello. Todoist ist meine persönliches Kontrollzentrum und über Trello arbeite und kommuniziere ich mit meinem Team.
Hallo Lars, ich bin vor knapp 3h auf deinen Blog gestoßen und noch immer sehr begeistert. Was mir zugegebenermaßen persönlich sehr schwer fällt ist die Abgrenzung von einer dezidierten GTD App (ToDoist) zum Projektmanagement (Trello). Wie handhabst du die Aufgabenverwaltung oder wo findet für dich die gedankliche Abgrenzung statt?
Danke für die nette Worte und die sehr gute Frage, lieber Thomas.
Trello dient der projektbezogenen, internen Kommunikation und Ablage. Aufgaben erfasse ich ausschließlich in Todoist. Ergibt sich aus einem Projekt in Trello eine Aufgabe, so erfasse ich diese händisch in Todoist oder ich arbeite sie direkt ab (2-Minuten Regel).