Terminvereinbarungen können ganz schön nerven. Man telefoniert aneinander vorbei, hinterlässt Mailboxnachrichten und reserviert unzählige Terminvorschläge. Versucht man es per Email, entsteht schnell der allseits gefürchtete Email-Ping-Pong.
Diese Gedanken müssen die Gründer von Acuity auch gehabt haben, denn sie haben sich der Problematik professionell und clever mit ihrem Service Acuity Scheduling angenommen.
Die Idee dahinter ist so einfach wie genial: Ich gebe Zeiträume in meinem Kalender frei und derjenige, der einen Termin mit mir machen möchte, kann sich diesen selbstständig aussuchen.
Einrichtung
Für den Service mußt Du Dich einfach auf der Website von Acuity Scheduling registrieren und Deinen Kalender mit dem Service verknüpfen. Unterstützt wird zur Zeit nur der Google Kalender.
Ganz wichtig: Der Service ist komplett auf Englisch und einige Dinge lassen sich nicht einfach übersetzen oder konfigurieren. Ich hatte eine Email an Acuity geschrieben und um Umstellung meines Kontos auf Deutsch gebeten. Dies war innerhalb von 10 Minuten erledigt.
Terminarten
Acuity Scheduling unterstützt unterschiedliche Terminarten und -dauern. Ich komme im Wesentlichen mit den folgenden vier Terminen aus:
Die Terminart Content Workshop steht nur speziellen Kunden zur Verfügung und wird auch nur diesen angezeigt.
Terminfreigabe
Acuity Scheduling unterstützt zwei Arten von Terminfreigaben:
1. Die immer wiederkehrenden Blöcke (regular weekly hours)
Hier kannst Du festlegen, wann Du grundsätzlich jede Woche für Termine zur Verfügung stehst.
2. Individuelle Blöcke (only specific dates)
Kannst Du nicht grundsätzlich an bestimmten Tagen, so ist es auch möglich, einzelne Tage oder Terminblöcke freizugeben.
Termine buchen
Möchte jemand einen Telefontermin mit mir oder mich einmal in meiner Agentur besuchen, so schicke ich ihm einfach einen Link zu meinem freigegebenen Kalender.
Der sieht dann so aus:
Wir haben den Kalender bei uns auf der Webseite einfach als Plug-in einbetten können. Genial.
Ist der Termin gebucht, erhält der Kunde / Interessent sofort eine Terminbestätigung inkl. Anfahrtsbeschreibung.
Erinnerungen
Erinnerungsemails an die Kunden können frei konfiguriert werden. Bei mir erfolgt dies immer 24 Stunden vor dem Termin.
Es ist aber auch möglich, mehrere Erinnerungen versenden zu lassen.
Synchronisierung
Wird ein Termin gebucht, erscheint dieser sofort in meinem Kalender und ich erhalte noch zusätzlich, wenn ich möchte, eine Email als Bestätigung (habe ich abgestellt).
Die Synchronisierung funktioniert tadellos und mein Kalender ist immer aktuell. In den ersten Monaten der Nutzung hatte ich noch keine Probleme.
Noch viel mehr
Acuity bietet auch ein integriertes Bezahlsystem an. Mit der Buchung erfolgt dann direkt die Berechnung. Das kann ich mir für Trainer und Coaches als sehr praktisch vorstellen.
Auch können bestimmte Terminarten als ‚privat‘ gekennzeichnet werden. Diese stehen dann nur ausgesuchten Personen mit einem gesonderten Link zur Verfügung.
Das ist aber noch lange nicht alles: Die Funktionsvielfalt ist immens und es gibt Schnittstellen zu unzähligen Programmen.
Preise
Grundsätzlich steht eine Freemium-Variante mit eingeschränktem Funktionsumfang kostenlos zur Verfügung. Diese macht aber nur Sinn, wenn man auf die Synchronisierung mit dem Google-Kalender verzichten kann.
Für die Synchronisierung muss dann schon die erste Bezahlvariante ‚Emerging Entrepreneur‘ für 10 USD im Monat her. Diese nutze ich zur Zeit.
Fazit
Acuity Scheduling ist ein geniales Tool. Kein Abstimmungsmarathon mehr, einfach Kalender freigeben, Link verschicken und schon kann sich Dein Kunde den Termin selber aussuchen. Wenn er selbst viel um die Ohren hat (wer hat das heutzutage nicht?), wird er den Service zu schätzen wissen, auch wenn er am Anfang vielleicht etwas unpersönlich wirkt.
Einziges Manko, was mich allerdings nicht betrifft: Die Synchronisation funktioniert nur mit dem Google Kalender.
Die Möglichkeiten von Acuity Scheduling sind grenzenlos. Gerade wenn man viel Publikumsverkehr hat, wie z. B. ein Friseur etc., ist der Mehrwert immens. Kunden können sich direkt auf der Website ihren Termin ganz einfach selber aussuchen.
Warum nutzt mein Friseur Acuity Scheduling eigentlich noch nicht?
Habt Ihr Fragen zu Acuity Scheduling? Hinterlasst einfach einen Kommentaren. Ich freue mich auf unseren Austausch.
Hallo Lars,
danke für die Empfehlung und die tolle Beschreibung, das werde ich mir mal anschauen.
Hast du Erfahrung mit der Bezahlfunktion? Mich würde interessieren, welche Zahlarten möglich sind und ob das Ganze halbwegs mit dem deutschen Datenschutz vereinbar ist.
Beste Grüße, Steffi
Danke für Deinen Kommentar, liebe Steffi. Zahlungen über Stripe, Paypal, Braintree, und Authorize.net werden unterstützt.
Ob Acuity mit dem deutschen/europäischen Datenschutz vereinbar ist? Kein Ahnung… sorry, bin kein Jurist 🙂
Danke für die Info! Und macht nichts, ich auch nicht 😉
Ja, AcutiyScheduling und Konsorten machen einem das Leben schon viel leichter. Ich nutze youcanbook.me, da es sich mit ical (Apple Kalender) synchronisieren kann. Grossartiges Tool!
Danke für die gute Ergänzung, lieber Ivan 🙂
Ich habe das mit youcanbookme.com umgesetzt. Ist schon ne Weile her, sodass ich den aktuellen Stand vieler Details nicht mher im Hinterkopf habe, z. B. welche Kalender man einbinden kann. Habe das aber auch über einen Google Kalender gemacht. Damals ging das Einbinden auf der Webseite nur als iFrame. Find ich nicht wirklich gelungen, aber besser als nichts.
Danke für Deinen Erfahrungsbericht, lieber Derek.
Ich habe AcuityScheduling für einen Kunden eingerichtet, alles sehr intuitiv und übersichtlich. Die Fragen beginnen hier auch beim Thema Payment, da er mehr anbieten möchte als PayPal. Mein Kunde will PayPal + etwas bekannteres wie Sofortüberweisung. Ich befürchte, die anderen Anbieter verwirren den Endkunden nur … Gibt es dazu neue Rückmeldungen, neue Erfahrungen von Dir oder evtl. eine Empfehlung?
Nein, sorry, da kann ich nicht helfen. Ich nutze die Zahlungsmöglichkeiten nicht.
Hallo Lars, danke für den tollen Tipp. Das probiere ich mal aus. Wie ist das mit Doppelbuchungen? Ich habe verschiedene Gruppen angelegt. Wenn ein termin aus Gruppe 2 gebucht wird, wird diese Zeit dann automatisch für Gruppe 2 + 3 geblockt?
Wenn alle auf den selben Kalender zugreifen, dann ja 🙂
hallo Lars, vielen Dank für die ausführliche Beschreibung. Genau so ein Tool suche ich. Da ich aber viel nach Außen kommunizieren und das auf Deutsch tun muss, ist Grundvoraussetzung, dass man Deutsch als Sprache einstellen kann. Ich habe die Funktion bisher nicht gefunden. Kannst du weiter helfen?
Ja, klar: https://help.acuityscheduling.com/hc/en-us/articles/219149987-Edit-Change-Wording-and-Translate-the-Client-s-Scheduling-Page
Du kannst hier so ziemlich alles übersetzen bzw. anpassen. Viel Erfolg 🙂
Was meinst du damit? „Einziges Manko, was mich allerdings nicht betrifft: Die Synchronisation funktioniert nur mit dem Google Kalender.“ Es stehen ja x Optionen zur Verfügung, wobei ich es nicht geschafft habe, es mit Outlook auf die Reihe zu bringen. Ich habe iphone6, Outlook auf dem Laptop (365) und auf dem PC Outlook 2010. Die ersten zwei synce ich via itunes. Danke für deine Info.
Der Artikel ist schon etwas älter und damals gab es nur den Google Kalender 😉