Datensicherheit, das Thema taucht oft bei Euren Fragen auf. Die Einführung der DSGVO hat uns alle sensibilisiert, was mit unseren Daten bei Benutzung von digitalen Tools passiert. Gerade auch, wenn es um die Entscheidung geht neue Programme einzuführen, ist die Datensicherheit ein Kriterium geworden, wie auch die Frage von Günter zeigt.
Hast auch Du Fragen zu unseren Themen, Selbstmanagement, Fokus, Workflows, Best Practice oder Anregungen, Lob oder konstruktive Kritik, schicke uns eine E-Mail an fraglars@larsbobach.de oder hinterlasse Deine Nachricht in den Kommentaren auf YouTube mit #fraglars.
Links
Evernote
Evernote Kurs in der Online-Akademie
Selvy PenScript
DEVONThink
Kostenloses White Paper zu MeisterTask
GoodNotes
MeisterTask
Sicherheit bei MeisterTask
Die Themen
1. Feedback zum Thema Evernote
Bei Michaels Feedback geht es um Evernote. Er verweist auf die „Behind the Scenes“-Videoreihe, bei denen, wie er findet, mehr als nur „PR-Verlautbarungen“ abgesondert werden. Man erhält dort Einblicke, was schon verändert wurde und wo die Reise von Evernote hingeht.
Wir kannten das noch gar nicht. Wolfgang hat es sich angeschaut und findet es sehr authentisch. Tatsächlich wird dort nicht nur etwas behauptet, sondern es wird in den Videos gezeigt. Auch Lars findet, dass es keine reine Werbung ist, denn die Entwickler zeigen, was sie tun. Allerdings kommt es Lars darauf an, wohin sich das ganze Konzept entwickelt. Das ist für ihn durch das, was er sich bisher angesehen hat, noch nicht ersichtlich.
Michael fragt auch, wann Lars das Video zeigt, wie er mit Evernote arbeitet.
Dieses Video gibt es bereits, allerdings als Online-Kurs in der Selbstmanagement-Akademie. Dort zeigt Lars wie er seine Dokumente ablegt, erklärt seine Ordnerstruktur und zeigt anhand von Fallbeispielen, wie er Evernote anwendet. Beispielsweise für seine Steuererklärung.
2. Schlüsselzeichen für Notizen
Da Lars seine Notizen gerne handschriftlich anfertigt, fragt Philip, ob Lars für seine Notizen auch bewußt sogenannte „key signifiers“, also Schlüsselzeichen, wie Striche, Kreise, Pfeile etc. verwendet. Er selbst ertappt sich dabei, dass er Tagesform abhängig die Schlüsselzeichen wechselt und später nicht mehr weiß, wofür welches steht. Er fragt, wie Lars damit umgeht.
Lars setzt drei Schlüsselzeichen ein: einen Strich für einen Stichpunkt, ein Ausrufezeichen für wichtige Sachen, die er selbst tun muss und er benutzt noch einen Textmarker für Dinge, auf die er später noch einmal eingehen will.
3. Dateien unterschiedlicher Formate in einer App sammeln
Lothar möchte seine gesammelten Informationen über Reiseziele mit Sehenswürdigkeiten und Hotels etc., die in unterschiedlichen Formaten vorliegen, wie Texte, Links, Fotos, Videos und handschriftliche Notizen mit dem Apple Pencil, gerne nach Themen sortiert in einer „Datenbank“ sammeln und mit einer entsprechenden Suche (z.B. nach Tags) finden können. Er fragt, ob Lars ihm dafür Evernote empfehlen würde.
Auch wenn Lars beim obigen Feedback etwas kritisch gegenüber Evernote war, würde er für Lothars Anwendungsfall auf jeden Fall Evernote nutzen.
Als Tag für die Reiseziele nimmt er dann das jeweilige Land und die Stadt.
4. Kalender App für Pencil mit Schrifterkennung
Martin fragt, ob Lars einen Kalender für iOS/PadOS kennt, der wie alle digitalen Kalender von Apple, Google, Microsoft, … funktioniert, auch über alle Geräte und OS hinweg. Der aber noch folgende Anforderungen erfüllt:
- handschriftliche Termineintragungen, nur statt des Termininhalts (z.B. Nachbesprechung Prüfung) per Tastatur jetzt per Pencil,
- mit guter Schrifterkennung und direkter Umsetzung,
- auch auf der AppleWatch, auf dem Bürorechner und für die Ehefrau auf dem freigegebenen Kalender funktionierend
Diese Frage haben wir bereits vor ca. einem Jahr behandelt. Nach wie vor hat sich da wohl noch nichts getan, so dass wir keine zufriedenstellende Lösung nennen können. Als Einziges bietet sich hier der Umweg über eine Tastatur wie SelvyPen an, in die man handschriftlich einträgt und die das Geschriebene in Maschinenschrift umwandelt. Es gibt da aber auch noch andere.
5. Zusammenspiel von Evernote, GoodNotes und Cloud Speicher
Julian hat eine Frage zum Zusammenspiel zwischen Evernote, GoodNotes und dem klassischen Cloud Speicher oder auch Speicher auf dem Server. Privat hat er das Konzept von Lars mit Evernote übernommen, nachdem der den Evernote Online Kurs durchgearbeitet hat.
Er möchte das Ganze auch gerne in den Handwerksbetrieb seines Vaters mit übernehmen, hat da aber noch nicht die richtige Struktur gefunden. Bisher haben sie für jede Baustelle einen physischen Ordner im Regal stehen, in dem alles zu dem Projekt abgeheftet wird. Zusätzlich haben sie auf dem Firmenserver noch diverse Ordner zu jedem Projekt, in dem dann z.B. Baupläne oder auch AutoCAD Dateien abgelegt werden. Dann gibt es auch noch bei GoodNotes, das ein oder andere, was auch zu dem Projekt gehört.
Sollte man bei jedem neuen Projekt ein entsprechendes Evernote Notizbuch anlegen und dort alle Papiere, die sonst abgeheftet wurden, als PDF einfügen? Für die AutoCAD Dateien, die er nur mit CAD Software auf Windows öffnen kann, macht es dann keinen Sinn diese auch in Evernote abzulegen.
Julian interessiert es konkret, wie Lars das in seinem Handwerksbetrieb bzw. generell in seinen Firmen gelöst hat.
Für die private Anwendung ist Evernote für Lars immer noch seine erste Wahl. Alternativ wäre hier auch noch DEVONthink zu nennen, was ist aber auf die Apple-Welt beschränkt.
Bei seinem Handwerksbetrieb ist MeisterTask die zentrale Ablage geworden. Wie genau Lars das in seinem Betrieb umgesetzt hat, erfährst Du in dem kostenlosen White Paper. Man kann es unter http://test.larsbobach.de/meistertask/ erhalten. Die GoodNotes Dokumente und die Zeichnungen müssen dort natürlich hochgeladen werden, aber nur so hat man alles zentral. Evernote wird nur für das Reporting und die technischen Datenblätter genutzt.
6. Meta-Todo Manager
Marco muss als Entwickler Aufgaben aus vielen unterschiedlichen Tools, wie Jira, Github und Bitbucket verwalten. Zusätzlich bekommt er noch Aufgaben aus Microsoft Todo und Planner zugewiesen. Privat benutzt Marco Google Task. Nun sucht er ein Tool, das ihm alle Aufgaben in einer Übersicht anzeigen kann.
Bei Lars wird MeisterTask als einziges Tool in der Firma genutzt. Das ist sozusagen der Meta-Planer. Kleinteilige Dinge gehören seiner Auffassung nach natürlich in Tools wie Jira. Das braucht man dann schon. Auch Wolfgang meint, dass man da um die Verwendung nicht herum kommt.
Für die großen Ziele und Projekte, die Lars erreichen und anstoßen will, benutzt er jedoch seinen Fokus Planer. Hier werden nur die wichtigen Dinge eingetragen, die einen persönlich nach vorne bringen.
Auch mit MeisterTask kann man beispielsweise ein Strategie-Board anlegen, wo man festlegt, was im nächsten Quartal, im laufendem Jahr, in drei Jahren und in zehn Jahren, erreicht werden soll.
7. Datensicherheit bei MeisterTask
Günter nutzt privat MeisterTask und MindMeister und möchte seinen Arbeitgeber (eine mittelständische Regionalbank) davon überzeugen, beide Tools im Unternehmen einzuführen. Da bei ihnen die Software natürlich sehr sicher sein muss, möchte er wissen, wie es da bei beiden Tools mit der Datensicherheit bestellt ist.
Sicherheit, ein großes Thema. Geht es um Datensicherheit im Sinne von, wie sicher sind die Daten abgelegt, wie verfügbar sind sie, werden die Daten mit Backups gesichert, dafür gibt es von MeisterTask extra Informationen zur Security.
Generell kann man sagen, die Server von MeisterTask stehen in Deutschland, genauer gesagt in Frankfurt, so dass die DSGVO kein Thema ist.
Im Fall von Günter raten wir, einfach mal mit MeisterTask und Mindmaster in Kontakt zu treten. Eventuell kann MeisterTask da eine maßgeschneiderte Lösung für die speziellen Anforderungen anbieten.
Ausblick
Bald fangen wir auch mit der kleinen Challenge iPad Pro versus MacBook Pro an. Es sind bereits einige Vorschläge hereingekommen. Wir sammeln aber noch. Also auch hierzu gerne Ideen einreichen.
