Konrad Adenauer war bekannt für seine markigen Sprüche. ‚Es kann mich niemand daran hindern, über Nacht klüger zu werden‘ ist einer der Sätze des gebürtigen Rheinländers, welcher sich mir besonders eingeprägt hat.
In den letzten Wochen, als ich mich mit meinem Evernote-Konto und der Organisation der offenen Posten und Zahlungen beschäftigt hatte, kam mir der Spruch wieder in den Sinn. Warum?
Ganz einfach, auch ich scheine über Nacht etwas klüger geworden zu sein.
Habe ich vor knapp einem Jahr noch das doch etwas sexistische Statement von Guy Kawasaki ‚Real men don’t use tags‘ wie ein Mantra ständig wiederholt, muss ich jetzt, nach den intensiven Gedanken über die effektive Organisation meiner offenen Posten, zurückrudern und eine 180° Kehrtwende vollziehen.
Ich nutze jetzt auch Schlagwörter, genauer gesagt, ich nutze genau zwei Schlagwörter: ‚offen‘ und ‚bezahlt‘.
Die Grundidee
Eigentlich hatte ich in Evernote ein extra Notizbuch ‚Offene Posten‘, so wie wir das auch offline im Büro haben, angelegt. Dort lagen alle offenen Rechnungen bis zur Bezahlung und wurden dann in das richtige Notizbuch, die endgültige Ablage, umsortiert.
Das hat sich in der Praxis als unpraktisch erwiesen. Zum einen waren die Rechnungen in der Übergangszeit nicht richtig einsortiert und dadurch nicht so leicht zu finden, zum anderen sind mir beim Umsortieren auch ein paar blöde Flüchtigkeitsfehler unterlaufen.
Die Schlagwörter
Ein Leser hatte mich auf seine gänzlich unterschiedliche Art der Struktur von Evernote aufmerksam gemacht. Er verwendet nur ein paar Notizbücher (Privat, Beruflich, etc.) und für die restliche Organisation nutzt er Schlagwörter. Sein Argument: Es ist einfacher, mit ausgeklügelten Schlagwörtern einzelne Dokumente und Notizen zu finden und die Struktur ist generell schlanker.
Hmmm, das brachte mich zum Nachdenken und für meine offenen Posten wollte ich das direkt mal ausprobieren.
Der Workflow
Workflow ist vielleicht etwas übertrieben, aber hier kurz mein Vorgehen, wenn eine Rechnung reinkommt.
Die Rechnung wird direkt in das passende Notizbuch verschoben und erhält das ‚offen‘-tag.
Jede Woche freitags zahle ich meine Rechnungen. Ich brauche jetzt nur nach dem Schlagwort ‚offen‘ zu suchen und schon erhalte ich eine Liste aller Dokumente aus allen Notizbüchern, die ich noch bezahlen muss.
Nach dem ich diese bezahlt habe, lösche ich das Tag ‚offen‘ und die Rechnung erhält das Tag ‚bezahlt‘.
Doppelt gemoppelt?
Reicht es nicht, das Schlagwort ‚offen‘ zu entfernen? Das dachte ich auch, aber es gibt dabei einen großen Vorteil…
Die Suche
Ich habe die Suche nach dem Tag ‚offen‘ direkt abgespeichert, so steht mir diese direkt und ganz einfach zur Verfügung.
Das Anlegen einer solchen Gesicherten Suche ist ein Kinderspiel. Unter Bearbeiten -> Suchen -> Suche sichern
Der Vorteil
Die größte Vereinfachung ist, dass ich die Notizen und Rechnungen nur noch einmal anfassen und einsortieren muss. Das ist nicht nur praktisch, es reduziert auch mögliche Fehler.
Ein weiterer Pluspunkt, und jetzt kommt das Tag ‚bezahlt‘ ins Spiel, ist die Verfolgung von bereits gezahlten Rechnungen. Die Fahndung nach Rechnungen, welche ich im letzten Monat bezahlt habe, ist über die Suche jetzt auch möglich.
Ich habe das zwar noch kein einziges Mal benutzt, aber ich hätte jetzt zumindest die Möglichkeit…
Fazit
Mit den zwei Schlagwörtern ‚offen‘ und ‚bezahlt‘ ist die Verwaltung von offenen Posten und Zahlungen ein Kinderspiel. Über die Suche lässt sich gezielt nach den gewünschten Belegen fahnden und es geht nichts verloren.
In diesem Zusammenhag noch etwas von Konrad Adenauer:
‚Wir leben alle unter demselben Himmel, aber wir haben nicht alle denselben Horizont‘.
Meiner wurde auf jeden Fall dank der Anregung mit den Schlagwörtern deutlich erweitert. Danke dafür.
Noch eine Empfehlung zum Schluss:
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Wie verwaltet Ihr Eure offene Posten? Habt Ihr weitere gute Beispiele, bei denen Ihr Schlagwörter sinnvoll einsetzt? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.
… gern geschehen 😉
…eins noch:
Ich benutze Evernote auch für mein Rechnungssystem, allerdings habe ich dabei auf Stichwörter verzichtet. Bei mir sind offene Rechnungen mit einem Termin verknüpft, bezahlte Rechnungen nicht. Wieder 2 Stichwörter gespart und die Anzeigeoptionen von Evernote sind wirklich vorbildlich, da ich z.B. kürzlich erledigte Erinnerungen in der Ansicht deaktivieren kann 😉
Nochmals vielen Dank 🙂
Das Nutzen von den sog. „Tags“ ist immer eine sinnvolle und produktive Methode.
Zusätzlich wende ich noch die „Register-Methode“ an, d.h. in Evernote befinden sich Notizbücher von A-Z, exakt nach der Registerstruktur eines Ordners.
Ergänzt wird die schnelle und fehlerfreie Suche noch durch das einhalten einer einheitlichen Namensstruktur, nehmen wir also ein folgendes Beispiel anhand einer Rechnung von Apple:
Name der Notiz: „Rechnung von Apple vom 03.07.2015“
Tags: „Offen“ od. „Bezahlt“
Notizbuch: „A“ für „Apple“
Da hier schon alle nötigen Daten für eine weitere Suche im Namen der Notiz angegeben sind, so sind keine weitere Tags nötig und die Suche gestaltet sich dann als ein Kinderspiel.
Danke für Deine sinnvolle und interessante Ergänzung, lieber Philipp.
Hallo Lars,
und wie werden im weiteren Verlauf diese Evernote-Posten mit dem Steuerberater ausgetauscht. Doch wieder ausdrucken?
Viele Grüße, Fabio
Danke für die gute Frage, lieber Fabio.
Privat wie geschäftlich gehen die Originale zum Steuerberater. Wir haben Sie dann nur noch in digitaler Form.
Ich ziehe mittlerweile das Taggen von Objekten dem hierarchischen Einsortieren an vielen Stellen vor. Man muss sich einfach um Strukturen keine Gedanken machen, sondern kennzeichnet einfach die entsprechenden Eigenschaften.
Danke für Deinen Kommentar, lieber Uwe. Hast Du denn eine Struktur in den Stichwörtern bzw. in der Namensgebung?
Nein, keinerlei Strukturen in den Stichwörtern. Dafür tagge ich relativ exzessiv. Habe ich mir schon vor längerer Zeit in meiner Fotoverwaltung (Adobe Lightroom) angewöhnt und fahre damit eigentlich sehr gut. Strukturen geben da schon wieder Zwänge vor, die einen irgendwann eher behindern.
Momentan habe ich noch diverse Strukturen in Notizbüchern, aber das reduziere ich immer weiter.
Da ich nur Rechnungen bekomme und selber keine stelle, ist das ganze recht einfach – ich scanne die neuen Rechnungen ein ( falls nicht schon elektronisch vorliegend ), archiviere die entsprechende und trage die notwendige Überweisung in mein Onlinebankingprogramm ein. Bei der nächsten Online-Transaktion geht die dann eben an die Bank, entweder als direkte Zahlung oder Terminüberweisung.
Danke für Deinen Kommentar, lieber Thomas. Das ist bei einer übersichtlichen Anzahl an Rechnungen sicherlich die einfachste Methode.
definitiv, die Anzahl der Rechnungen hält sich ja in überschaubaren Grenzen und die Verwaltung von Zahlterminen übernimmt in dem Fall dann mein Onlinebankingprogramm ( Quicken / Finanzmanager ) bzw. meine Bank ( bei Terminüberweisungen ) – selbst die Zahlungserinnerung des Finanzmanagers habe ich deaktiviert, bringt mir keinen Mehrwert
Am Wochenende werden bei mir alle eingegangenen Rechnungen zuerst mit dem jeweiligen Fälligkeitsdatum als Überweisung in Quicken (heute Finanzmanager) eingetragen. Jeden Freitag führe ich dann meine Überweisungsläufe durch. Da bleibt nichts offen. Die Rechnung wird dann mit dem Scansnap gescannt und in meiner Ordnerhierarchie abgelegt. Das ist übersichtlich und erlaubt auf meinem Mac auch das Suchen nach Rechnungen. Ich sehe hier keinen Mehrwert in Evernote, da ich die Rechnungen 1. nicht in der Cloud haben möchte und sie 2. unterwegs nicht benötige. Steuerlich relevante Rechnungen werden mit meinem Steuerberater über Qsync aus meinem eigenen NAS synchronisiert. Somit hat er alle relevanten Belege jederzeit zur Verfügung und spart sich ebenfalls das Papier. Das machen wir schon seit vielen Jahren sehr erfolgreich so. In meinen Augen einfach und effizient.
Vielen Dank für Deine interessante Ergänzung, lieber Raven. Klar, dass Du da top organisiert bist 🙂
Ein interessantes System. Meine Frage dazu:
Wie gehst Du mit offenen Rechnungen um, die du nicht selbst bezahlst, sondern die du stellst?
Danke für die gute Frage, lieber Maximilian.
Ausgangsrechnungen verwalten bei uns die Rechnungssysteme. In der Agentur nutzen wir dazu https://firstbill.de/ Eine Empfehlung 🙂
Danke für die Antwort und den Link 🙂