Mein Name ist Tobias Bauer. Ich bin Referendar an einem Gymnasium in NRW und stelle mich der schier aussichtslosen Herausforderung, als Lehrer ein papierloses Büro anzusteuern.
Gegen Ende meines Studiums bekam mich mein Schreibtisch häufiger zu Gesicht als meine bessere Hälfte. Die Abschlussarbeit forderte mich und vor allem meine freie Zeit, von der ich als Student zuvor doch recht viel hatte.
So begab ich mich auf die Suche nach Möglichkeiten meine Produktivität zu erhöhen und mein Zeitmanagement zu verbessern. Ich stieß auf Lars‘ Blog und begann viele seiner Tipps und Anregungen umzusetzen.
Mittlerweile bin ich ein großer Freund der Programme Evernote und ToDoist. Da ich sehr schnell und sehr viel wieder vergesse, frage ich mich, wie ich vorher, ohne diese beiden Tools, überhaupt ansatzweise produktiv arbeiten konnte.
Seit einigen Monaten, vor allem aber seit meinem beruflichen Umzug im April, habe ich mich der Herausforderung des papierlosen Büros verschrieben. Das Wort ‘Papierlos‘ darf dabei natürlich nicht auf die Goldwaage gelegt werden – als Lehrer, auch im Zeitalter von iPads, Beamern, Smartboards und digitalen Lernplattformen, ist Papier aus dem System Schule nicht ansatzweise wegzudenken. Dennoch stelle ich mich persönlich der Herausforderung so viel wie nur irgendwie möglich ohne den Einsatz von Papier zu bewerkstelligen.
Mein Setup
Mein heimischer Arbeitsplatz kommt soweit ohne Papier aus. Dennoch kann ich auf einen Stapel an kleinen Notizzetteln nicht verzichten. Zumindest der Einkaufszettel wird noch auf dieses klassische Medium geschrieben.
Ansonsten findet man Papier nur noch im Epson Drucker, der hauptsächlich als Scanner genutzt wird. Noch genügt er für diesen Zweck meinen Ansprüchen. Auf der linken Seite befindet sich mein Eingangskorb, in dem alle Papiere landen, die nicht sofort bearbeitet werden müssen.
Sonntags abends wird dieser geleert. Dokumente, die ausschließlich digitalisiert werden müssen, landen in einer separaten Scan-Box am Drucker. Bevor am Montag eine neue Woche beginnt, sind beide Körbe leer.
Diese Routine gehört ebenso wie ein Wochen-Review und ein Evernote Inbox-Cleaning zu den wichtigsten Office Arbeiten. So kann, ohne Altlasten, in eine neue Woche gestartet werden.
Ebenso wie Lars, schwöre ich auf den guten alten Wandkalender in Übergröße. Als Lehrer und in besonderem Maße als Referendar ist es stets wichtig den Blick für das gesamte (Schul-)Jahr zu haben. Ferien und wichtige Termine, wie Lehrproben, Abgaben oder Konfe-renzen, sind in bestimmten Farben markiert. So reicht ein Blick an die Wand um sich im Jahr zurechtzufinden.
Mein iPad mini Retina ist mein Allround-Werkzeug. Egal ob im Umfeld der Schule, als Arbeitsgerät in den eigenen vier Wänden, als Informationsquelle oder zur Unterhaltung, das Tablet ist ständig im Einsatz.
Dementsprechend gestaltet sich der Home-Screen. In der unteren Leiste finden sich die klassischen Apple-eigenen Kommunikations-Apps. Daneben mein Arbeitsplatz-Ordner mit Evernote, GoodNotes, verschiedenen Office-Apps und Cloud-Diensten.
Es folgt das Must-have für alle „digitalen“ Lehrer. Die App TeacherTool ist Lehrer-kalender, Klassenbuch und Notenverwaltungssystem in einem. Meine meist frequentierten sozialen Kanäle folgen ebenso wie meine Musik-Bibliothek. Der Rest erklärt sich soweit von selbst.
Erwähnenswert und die mit Abstand am häufigsten geöffneten Apps sind der Kalender und ToDoist. Beide im Zusammenspiel geben mir meinen Produktivitätsschub. Für die schnellen und flüchtigen Ideen nutze ich seit einigen Wochen Note.
Meiner Meinung nach kann eine Notiz-App nicht simpler und effektiver aufgebaut sein. Einmal mit Evernote verknüpft, tippe, spreche oder fotografiere ich etwas in Note und mit einem Wisch landet die Notiz in meiner Evernote-Inbox.
Mein iPhone ist nach demselben Prinzip aufgebaut und wird entsprechend immer dann genutzt, wenn der Griff zum iPad zu umständlich ist.
Die Idee des papierlosen Büros versuche ich natürlich auch in den Unterricht zu tragen. Auch ich nutze noch die klassische Lehrertasche und weiß sie sehr zu schätzen. Dennoch wird so wenig wie möglich Papier mit in die Schule transportiert.
Immer dabei das iPad und ein Anschlusskabel für die Beamer und Smartboards. Entsprechend eingerichtete Klassenräume in den Schulen vorausgesetzt. Arbeitsblätter werden nach Möglichkeit zu Hause vorbereitet und über einen USB-Stick oder die Cloud erst in der Schule ausgedruckt.
In Zukunft wird jedoch mehr und mehr auf digitale Lernplattformen ausgelagert und den Schülern auf diesem Weg zugänglich gemacht. Weitere Ansatzpunkte und Ideen rund um die digitale Lehrertasche finden sich bei Felix Schaumburg, der auf dem Blog www.edushift.de seine Gedanken diesbezüglich niederschreibt.
Die Möglichkeiten dahingehend Unterricht digital vorzubereiten, ihn mit digitalen Materialien zu stützen und ihn auf digitaler Ebene zu evaluieren und kategorisieren sind endlos. Evernote nutze ich in dieser Hinsicht zur Planung von Unterricht.
Für jede Klasse und für jedes Fach sind Notizbücher und Stapel eingerichtet, in denen Verlaufspläne und Materialien gesammelt werden. Auch kurze Notizen oder Ideen für einzelne Stunden werden sofort an Evernote weitergeleitet.
Ein ebenso großer Vorteil ist die Arbeit mit Evernote wenn es um Tafelbilder geht. Noch verfügt nicht jede Klasse über Smartboards, an denen Tafelbilder per Tastendruck in die Cloud oder auf einen Rechner gesichert werden. Dank Evernote auf meinem iPad oder iPhone wird das Tafelbild auf der klassischen Wandtafel abfotografiert, automatisch zugeschnitten und in das entsprechende Notizbuch abgelegt.
Wer mehr über das Lehramts Referendariat erfahren möchte, ist herzlich eingeladen meinen (leider etwas eingestaubten) Blog zu besuchen. Auf der Seite www.meinefreundinbasteltnachts.wordpress.com schildere ich aus der ersten Reihe wie es ist, wenn die Freundin nachts um 1 Uhr eine Seite nach der anderen durch das Laminiergerät schiebt. Zukünftig werden zusätzlich Eindrücke meines Vorbereitungsdienstes dort festgehalten.
Danke für den Bericht, sehr interessant.
Ich bin selber im IT-Bereich tätig, arbeite daher eh den ganzen Tag am Rechner, egal ob nun im Büro oder im HomeOffice. Aus dem Grund lag es bei mri nahe, das ich mir privat die selbe IT-Umgebung aufgebaut habe, wie ich diese im Büro nutzen: Dockingstation fürs Notebook und 2 Monitore dran, somit stecke ich mein Firmennotebook auf die Dockingstation und kann sofort loslegen, arbeite ich privat, kommt halt mein privates Notebook da rein.
Ich vertraue genauso auf einen grossen Wandkalender, als abwischbare Version, da trage ich meine Rufbereitschaften, HomeOffice-Tage usw. ein um einen schnellen Überblick zu haben. Ansonsten ist derzeit MS Outlook das Mittel meiner Wahl für die Adress-, eMaiil-, Aufgaben- und Kontaktverwaltung. Zusätzliche nutze ich MS-OneNote zur Speicherung von Infos, Notizen usw. Dafür habe ich mehrere Gründe, zum einen weil ich so eine Anwendung privat als auch beruflich nutze und mich dann nicht umstellen muss, zum anderen kann ich mich bisher mit Evernote nicht anfreunden und drittens wird mich mein AG erschlagen, wenn ich Firmeninfos auf einem Cloud-Dienst speichere, der im Ausland liegt.
Das papierlose Büro ist mein mir privat, sagen wir mal zu 80% eingezogen, zum einen weil ich noch nicht alle Unterlagen digitalisiert habe, das kommt nach und nach. Zum andere weil man sich von diversen Seiten nicht vom Papier lösen kann, z.b. besteht meine Bank noch auf Papier-Kontoauszüge.
Ich mache aber auch keinen grossen Umstände. Im Arbeitszimmer steht neben dem Scanner eine Ablage, da kommen alle neuen Unterlagen rein, genauso wie die zu archivierenden und zu vernichtetenden. Die Sachen werden dann per ScanSnap S1500 einaml pro Woche eingescannt und als PDF in einer Ordnerstruktur abgelegt, sortiert nach Themen und Jahren, den Rest erledigt ein eindeutiger Dateiname und die Windows-Suche. Was nicht mehr benötigt wird, landet im Shredder, der Rest wird archiviert – aber nur bei wirklich wichtigen Unterlagen ( Verträge, Zeugnisse, Bescheinigungen usw. )
Von einem CMS ( Content Management System ) wie PaperPort, ELOOffice usw. habe ich mich komplett verabschiedet, die bringen mir keinen Mehrwert, sondern nur mehr Aufwand.
Die ganzen Dokumente liegen dann in eine Ordnerstruktur auf meinem Notebook, werden zudem noch verschlüsselt auf meinem HomeServer in eine OwnCloud geschrieben und von dort einmal pro Tag zu einer OnlineCloud synchronisiert – wie gesagt, die Dateien sind bereits auf der Clientseite verschlüsselt, somit für externe nicht mehr lesbar.
Dennoch kann ich über die Online-Cloud und der entsprechenden Verschlüsselungssoftware auf Tablet/Smartphone problemlos auf die Dateien zugreifen und diese nutzen, was aber nicht oft vorkommt. Die Online-Cloud ist derzeit bei mir eher eine Ausser-Haus-Datensicherung.
Was mir derzeit noch fehlt, ist eine sichere Ablage der Daten mit einen Notfall-Zugriffsmöglichekeit für externe berechtigete Personen und die Ablage wichtiger Unterlagen im Original-Papierformat. Mir schwebt da im Moment noch die Bankschliessfahc-Lösung vor, weil so teuer ist das nicht.
Eine App, die „Note“ heißt, finde ich im iTunes-Store nicht.
Die App nennt sich „Squarespace Note“
Danke! – Mir gefällt Drafts besser: Genau so aufgeräumte Oberfläche, trotzdem klein am unteren Rand versteckt deutlich mehr Möglichkeiten.
Danke für diesen interessanten Bericht.
Als Lehrer hat man es nicht leicht, möglichst papierarm zu agieren. Der momentane Stand meiner Versuche sieht so aus:
In der Schule werkelt ein 2009er Macbook, zu Hause ein Mac Mini. Das IPad Air ( mit Kensington Tastatur und Adonit Jot Pro Stift) ist für den Unterrichtseinsatz vorgesehen und das iPhone 6 läuft öfters als persönlicher Hotspot als mir lieb ist.
Software iPad:
Ich habe längere Zeit recht gut mit dem Trio Goodreader, 7Notes HD und DocAs gearbeitet, für die es jedoch keine Desktop-Versionen gab. Notability, Outline (hakelige Synchronisation), Notesuite (wird wohl leider nicht mehr weiterentwickelt) und Microsofts Onenote habe ich mir angeschaut und bin bei letzterem hängen geblieben. Hier notiere ich den Unterrichtsverlauf, sammle Aufgaben, Webseiten,.. und bin außerdem relativ plattformunabhängig (wer hätte das vor Jahren noch gedacht 🙂 ). Mit Office Lens fotografieren ich wichtige Dokumente und schicke sie direkt nach Onenote.
Als Kalenderapp nutze ich seit kurzem Pocket Informant. Diverse Helferlein (GeoGebra, Ti-Nspire CAS) gibt es ebenfalls.
Notenlisten liegen im xls-Format vor und können somit von Excel und Google Tabellen bearbeitet werden. Belege, Übungsaufgaben gibt es im pdf-Format auf der Moodle-Seite der Schule. Für den Unterricht muss ich leider noch „Analogexemplare“ vorhalten.
Auf dem Laptop bzw. Mac Mini habe ich die Desktopvarianten meiner wichtigsten iOS-Apps installiert. Zum Schreiben von Arbeitsblättern, Präsentationen nutze ich jedoch ausschließlich LibreOffice (der Formeleditor von Word sagt mir absolut nicht zu), weshalb der Laptop im Unterrichtsgeschehen ebenfalls eine wichtige Rolle spielt. Für diese Inkompatibilität – einen iOS-Pendanten gibt es nicht – habe ich momentan nur radikale Auswege, die es zu durchdenken gilt.
Trotzdem gibt es noch einiges zu tun. Nach bitteren Erfahrungen ( „Das was du wegwirfst, brauchst du am nächsten Tag garantiert“) stapelt sich ein Aktenberg alter Unterrichtsmaterialien, die digitalisiert werden müssen. Hier schwebt mir ein ordnerbasiertes System auf Dropbox oder Google Drive vor.
Viele Grüße Bernd
Danke, dass Du uns an Deinen Erfahrungen und Deinem Setup teilhaben lässt, lieber Bernd.